A digitális dokumentumkezelés legfőbb előnyei: a gyors visszakereshetőség, az adatok bármely helyszínről való elérése, a tárolási költségek csökkenése és a hatékony, környezetbarát működés mérlegszinten is kimutatható megtérüléssel járnak együtt.
A hitelezési rendszerek gyakran csak a hitelek pénzügyi vonatkozásait (kamatok, költségek, teljesítés) tartalmazzák, a hitelek alapjául szolgáló, illetve a fedezeti és a biztosítéki szerződések részletes adatai azonban sokszor csak papírformában állnak rendelkezésre.
Ugyanakkor gyakran előfordul, mint például a hitelek újratárgyalása, a fedezetek érvényesítése vagy a csőd- és felszámolási eljárás során, hogy a szerződések gyors és megfelelő minőségben történő elérhetősége kiemelt jelentőséggel bír. A részlegesen vagy teljesen érvénytelen szerződések (nem megfelelően aláírt), a hiányos dokumentumok vagy adatok ugyanis komoly gazdasági kárt okozhatnak, ami a digitalizálás és a kapcsolódó adatfeldolgozási tevékenység megelőző funkciójának köszönhetően sikeresen elkerülhető.
Sok esetben van szükség a hitelszerződésekből olyan információ kinyerésére is, amire korábban nem volt szükség, például újonnan előírt felügyeleti adatszolgáltatások (pl. HITREG) miatt.
A digitalizálás menete és hatása
A folyamat első része a dokumentumok szkennelése vagy digitális fotózása, ezután a OCR (Optical Character Recognition) technológia alkalmazásával az adatokat szövegesen kereshető formába alakítjuk át. A visszakereshetőség a szabad szöveges keresés mellett azáltal is biztosított, hogy egyéni igény szerint a rendszerbe feltöltött digitális iratokhoz címkéket, azonosító adatokat és irattípusokat is hozzá lehet rendelni.
A digitalizálás után a mesterséges intelligencia segítségével a szerződések érvényességét és teljességét, az ügylet dokumentumainak teljességét, továbbá a banki rendszerekben szereplő adatokkal való egyezőségét ellenőrizzük. Mindezzel a hiányosságok és a hibák időben javíthatóvá vagy pótolhatóvá válnak, ami például fizetőképtelenség esetén az ügyfél számára az eljárási határidők csökkenésével jelentős gazdasági károktól való mentesülést tesz lehetővé. Ugyanígy mesterséges intelligenciával van lehetőség a korábban nem tárolt, de jelentendő adatok kigyűjtésére is.
A hitelezési rendszer terén véghezvitt dokumentumdigitalizálás hosszú távon a digitális hitelezés elterjedésének és egyszerűsödésének is egyik elengedhetetlen feltétele lesz a jövőben.