Alkalmazási területek

Ahol a digitalizálás hozzáadott értéke a legnagyobb
Kérjen ajánlatotReferenciák

Digitális Szerződésnyilvántartás

Digitalizálási szolgáltatás

Ugye Ön is járt már úgy, hogy meg akart nézni valamit egy szerződésben, de nem találta? Vagy olyan sok változat volt a digitális iratból, hogy nem tudta, melyik az aktuális? Lehet, hogy megvolt dokumentumként, de nem biztos, hogy az az utolsó verzió, mert a partner módosította, és nem küldte vissza? A home office-ban dolgozó kollégák nem tudnak hozzáférni a szerződésekhez?

v

A projektben kiindulhatunk a fizikai szerződésekből (ekkor mi végezzük el a szkennelést és az optikai karakterfelismerést, azaz OCR-ezést), de ha már rendelkezésre állnak a szkennelt dokumentumok képként vagy PDF-ben, azok is feltölthetőek a digitális irattárba, ahol az OCR-ezés utólag történik meg. Ez utóbbi vonatkozik a már csak digitális formában létező szerződésekre is.

Opcionálisan vállaljuk a szerződések egyes kiemelt adatainak rögzítését, hogy azokban is keresni lehessen.

A projekt költségelőnyei az alábbiak:

  • Az élő szerződéseket nem kell szekrényekben tárolni, így kisebb irodára van szükség. A digitalizált szerződések bértárolásban külső helyszínen elhelyezhetők, vagy hiteles archiválással megsemmisíthetők. (bérleti díj megtakarítás).
  • A szerződések keresése ezentúl nem igényel munkaerőt, a digitális irattárban szabad szöveges vagy adatmezőn történő kereséssel történik (bérköltség megtakarítás)

Az alábbi kis számpéldával megpróbáljuk számszerűsíteni is a megtakarítási lehetőségeket.

Feltételezések:

  • Az aktív ügyfélszerződések az irodában 5 mappában vannak, mappánként 120, azaz összesen 600 van belőlük (irattárban éppen 1 darab, ún. D dobozba elférnek, az egyszerűség kedvéért így számolunk)
  • Havonta átlag 3 szerződést (0,5%) kell kikeresni belőlük, az adminisztrátor 5 perc alatt találja meg a megfelelő iratot 
  • Az iroda bérleti díj 13 EUR

Számítások:

Számítások a megtérülésről

A fenti példában látható, hogy a doboz irodában tárolva havi 159, irattárban tárolva viszont csak havi 100 forint költséget jelent, tehát 59 forint a havi megtakarítás. Azonban a keresési költségek ezt a megtakarítást elviszik, mivel a keresési költség havonta 1350 forintra nő, míg az irodában ez csak 562,50 volt, tehát az aktív iratok bértárolása nem éri meg.

Mi történik, ha digitalizálunk? Ez jelentősebb egyszeri beruházással jár, példánkban az oldalankénti költség 16 Ft, tehát összesen 9600 Ft. Cserébe viszont a keresési költség nullává válik, tehát megtakarítjuk az 562,50-et a bértárolással elérhető 59 forint mellett. A kettő összesen évente 7458 forint tehát a projekt alig több, mint egy év alatt megtérül.

DIgitális irattár

Digitalizálási szolgáltatás

Számos, aktívan már nem használt dokumentumot kell megőrizni a vállalatoknak. A megőrzési időt jogszabályok szabályozzák (ezeket részletesen lásd a tudástárban), a számviteli bizonylatokat például 8 évig, a bér- és munkaügyi dokumentumokat viszont akár 75 évig is kötelező tárolni. A digitalizálásban rejlő előnyök viszont számos iparágban hatékony megoldásokat nyújtanak a vállalatok számára a munkafolyamatok optimalizálásához.

Korábban az archiválás csak fizikai módon történhetett meg, jellemzően az erre szakosodott cégek által üzemeltetett irattárakban. 2014 óta azonban lehetővé vált az ún. Hiteles archiválás, ami azt jelenti, hogy bizonyos feltételek mellett lehetőség van a dokumentum csak digitális tárolására, a fizikai dokumentumok megsemmisítése mellett (az ezzel kapcsolatos szabályozást szintén a tudástárban találja meg).

A hiteles archiválás előnyei a fizikaihoz képest az alábbiak:

  • Gyakorlatilag nincs tárolási költség
  • Gyakorlatilag nincs keresési költség
  • Az archív dokumentumok azonnal rendelkezésre állnak

A fenti előnyökkel szemben áll viszont egy egyszeri befektetés, a digitalizálási költség. Mivel ez jelentős, ezért nem minden dokumentumot érdemes hitelesen archiválni, ez jellemzően két esetben éri meg: vagy ha nagyon sokáig kell őrizni a dokumentumokat (pl. bér- és munkaügyi iratok esetében), vagy ha az archív dokumentumok között aránylag sokszor kell keresni (pl. vizsgadokumentumok).

Az alábbi kis számpéldával megpróbáljuk számszerűsíteni is a megtakarítási lehetőségeket.

Feltételezések:

  • Az iratok külső irattárban 5 mappában vannak, mappánként 120, azaz összesen 600 van belőlük (irattárban éppen 1 darab, ún. D dobozba elférnek, az egyszerűség kedvéért így számolunk)
  • Minimális mennyiséget kell keresni, ezért ezt a költséget a számítás során elhanyagoljuk 
  • A tárolási költség 100 Ft/doboz
  • Az iratok jelenleg gyűrűsmappában és genothermben vannak, amiből ki kell venni őket
  • Az iratok felét már nem kell vagy nem szabad tárolni, így azokról hiteles másolatot sem kell készíteni

Számítások:

Megtérülési számítások

A fenti példában látható, hogy a doboz havi tárolási költsége 100 forint. Mivel az iratok fele megsemmisíthető, ezért esetükben digitalizálásra már nincs is szükség, csak előkészítésre és megsemmisítésre, ami oldalanként 4,1 forint. A többi irat esetében hiteles archiválásnál oldalanként 4 + 8 + 3 + 0,1 forint, azaz 15,1 forint költség merül fel, összesen tehát 5760 Ft (300×4,1 + 300×15,1 Ft)

Az 5760 Ft befektetés áll szemben az évi 1200 Ft megtérüléssel, azaz a projekt 4,8 év alatt térül meg.

Digitális postázó

Digitalizálási szolgáltatás

A digitális postázó az az egység, amely minden, a cégbe beérkező papíralapú küldeményt digitalizál, és feltölt egy digitális irattárba. Ezt a funkciót a cégek belső erőforrásokkal is kiépíthetik, de ki is szervezhetik teljes egészében. Ebben az esetben a céges postát egy postafiókra kell átirányítani, amelyet kollégáink vehetnek fel és a digitalizálás (mely magába foglalja a szkennelést, az OCR-ezét és az adatrögzítést) nálunk történik meg.

Igény esetén a digitalizálás hiteles másolatkészítéssel és megsemmisítéssel is összekapcsolható, ha viszont az ügyfél ennél konzervatívabb, akkor a papíralapú dokumentumok külső bértárolásba kerülnek.

Mivel a beérkező dokumentumok egy része ma már elektronikusan is érkezik, a digitális postázó ezeket is fogadja egy dedikált email cím vagy FTP tárhely segítségével. Ebben az esetben a szkennelésre nincs szükség, csak a dokumentum azonosító adatainak rögzítésére.

A digitális postázó előnyei az alábbiak:

  • A papíralapú és elektronikus dokumentumok kezelése egységesen elektronikussá válik
  • Nincs szükség a papíralapú dokumentumok irodai tárolására, fizikai keresésére
  • A dokumentumok azonnal és távolról is elérhetővé válnak
  • A dokumentumokhoz történő hozzáférés részletesen szabályozható
  • Kisebb arányú dokumentumvesztés

 

Virtuális adatszoba

Digitalizálási szolgáltatás

Cégek eladásakor, vagy szerződésállományok átruházásakor a vevő átvilágítást végez, amivel ellenőrzi, hogy az eladó által átadott információk megfelelnek-e a valóságnak. Az átvilágítás során jogászok, pénzügyi és adótanácsadók tekintik át a cég dokumentumait.

Korábban az átvilágításokat fizikaliag is egy létező szobában, az adatszobákban végezték, ahová a szakértők bemehettek, és ott tekinthettek bele a kért dokumentumokba. Manapság viszont egyre elterjedtebb az ún. virtuális adatszoba, azaz hogy a dokumentumokat távolról, digitálisan tekinthetik meg az arra jogosultak.

A virtuális adatszoba előnyei a fizikai adatszobához képest:

  • Nincs szükség tárgyalóra
  • Nincs szükség fizikai találkozásra
  • Több vevő is végeztetheti egyszerre az átvilágítást
  • Rejtve maradhat az átvilágítás ténye a cég munkavállalói előtt
  • Nem merül fel a veszélye a dokumentumok eltűnésének
  • Lehetséges a dokumentumok szabadszavas keresése, ami gyorsítja a szakértők munkáját
  • Szabályozható a betekintési jogosultság (melyik szakértő mit láthat)

A projektben kiindulhatunk a fizikai dokumentumokból (ekkor mi végezzük el a szkennelést és az optikai karakterfelismerést, azaz OCR-ezést), de ha már rendelkezésre állnak a szkennelt dokumentumok képként vagy PDF-ben, azok is feltölthetőek a digitális irattárba, ahol az OCR-ezés utólag történik meg. Ez utóbbi vonatkozik a már csak digitális formában létező szerződésekre is.

Opcionálisan vállaljuk a dokumentumok egyes kiemelt adatainak rögzítését, hogy azokban is keresni lehessen.

Készen áll a projekt indítására?

ingyenes felmérés
Lépjen kapcsolatba velünk