Digitalizálás

Papíralapú dokumentumok átalakítása elektronikussá
Kérjen ajánlatotReferenciák

Digitalizálás

Digitalizálási szolgáltatás

A digitalizálás során a papíralapú dokumentumokat nagy teljesítményű szkennerekkel és speciális képfeldolgozó és karakter/szövegfelismerő szoftverrel digitalizáljuk. Ennek köszönhetően lehetőség nyílik arra, hogy a dokumentumok tartalmára keressünk. A dokumentumok szövegükben tartalmazzák azokat az adatokat, amelyek azok visszakereshetőségét biztosítják, legyen az szerződésszám, számlaszám, adószám, vagy a dokumentum típusa. Noha egyes területeken a papíralapú iratkezelésre továbbra is szükség van, az elektronikus iratkezelési rendszer a legtöbb esetben előnyösen hat a munkafolyamatokra.

Sok esetben már ez is eredményesen biztosítja, hogy a keresett információk, dokumentumok rendelkezésre álljanak. A képi fájlokról történő további adatfeldolgozás során a dokumentumokhoz további címkerendszer is rendelhető, a dokumentumok mappákba rendszerezhetők.

A dokumentum digitalizálás során az archívum felkerül a számítógépes hálózatra vagy a saját fejlesztésű, felhő alapú szoftverünkbe, és az arra jogosultak részére hozzáférhetővé válik.

A papíralapú dokumentumok átalakítását azon szervezetek részére ajánljuk, ahol

  • a napi ügyvitel során fontos a dokumentumokhoz való azonnali hozzáférés
  • a drága vagy kevés irodai tárhely miatt szempont a könnyebb és olcsóbb elektronikus dokumentumkezelés
  • felmerül az iratvesztéstől való félelem
  • a papíralapú irattár rendezetlen, nem kereshető, annak strukturálása, visszakeresés biztosítása a feladat.

A digitalizálás, digitális dokumentumkezelés előnyeiről részletesen itt olvashat.

Szkennelés

Digitalizálási szolgáltatás

Külső szolgáltatóval történő nagytömegű adatfeldolgozás és digitalizálás során nagymértékben csökkenthetőek a költségek és a technikai, infrastrukturális beruházások. A digitalizálás technikai, infrastrukturális beruházásai jelentősen csökkenthetőek ahhoz képest, mikor az adott szervezet a saját erőforrásaival kívánná megoldani a nagytömegű feldolgozást, dokumentum szkennelést. Az elektronikus irattár létrehozása nagy élőmunkaerőt igényel, melynek alkalmazása csak viszonylag rövid ideig szükséges.

Társaságunk a nagytömegű iratkezelési feladatok ellátásához szükséges technikai-tárgyi, humán erőforrásokkal rendelkezik, biztosítva ezzel Megbízójának azokat a feltételeket, melyekkel a nagy precizitást és beruházást igénylő feladatok, az irat szkennelés – a törvényi rendelkezések és titoktartási szabályozások pontos definiálása mellett – biztonságosan végrehajthatók.

A digitalizálási projekt lebonyolításáról, a feldolgozás folyamatairól részletesen itt olvashat.

OCR feldolgozás

Digitalizálási szolgáltatás

Az OCR az Optical Character Recognition szavak rövidítése. A technológia segítségével képek, szkennelt vagy digitálisan fotózott dokumentumok és a PDF fájlok szerkeszthető és szövegesen kereshető formába alakíthatók. Az így kapott anyag szerkeszthető, kivágható, kereshető és archiválható.

A korszerű OCR technológia időt és energiát takarít meg a különböző dokumentumok feldolgozása során, mivel ha a felismert adatok, szövegként rendelkezésre áll, az adatok begépelése helyett a meghatározott – előre definiált – adatmezők automatikusan kerülnek kitöltésre, címkézésre (pl. adószám, számlaszám, bankszámlaszám, dátum), ezzel biztosítva a visszakereshetőséget.

Adatfeldolgozás

Digitalizálási szolgáltatás

Az adatrögzítési tevékenység igénye felmerülhet iratrendezés illetve digitalizálás kapcsán is:

  • Papír alapú iratok rendezése során a nyilvántartást Partnerünk saját rendszerében (DMS, iktató program, irattári nyilvántartás), vagy MS Excel fájlban végezzük. Az iratjegyzék általában az alábbi adatokat tartalmazza. irattároló egységek (doboz, dosszié) azonosító száma, irat típusa, tárgya, keltkezés éve, vagy dátuma, egyéb visszakeresést biztító paraméterek, pl. számlaszám, szerződésszám, munkaszám, stb.
  • Digitalizálási tevékenység mellett biztosítjuk az elektronikus iratok visszakereshetőségének biztosítását.  A rögzítés a képi fájlok alapján, saját rendszerünkben (docIT) történik, ergonomikus felületen. Meghatározott címkéket, adatokat csoportosan is hozzárendelhetünk a rendszerbe feltöltött iratokhoz, pl. az iratokat tartalmazó dosszié azonosító adatai, tároló azonosító, irattípus.
  • Adatfeldolgozási tevékenység abban az esetben is eredményes lehet, ha már meglévő elektronikus fájlok, digitalizált iratok visszakeresésének biztosítása szükséges. Egy “elektronikus szemétdomb” a docIT rendszerbe betöltéssel, OCR feldolgozással és manuális adatrögzítési tevékenységgel rendezetté és visszakereshetővé tehető a szervezet számára.

Készen áll a projekt indítására?

ingyenes felmérés
Lépjen kapcsolatba velünk