Szakmai anyagok a digitalizálásról

A projekt előkészítése

Cégünk a digitális archívum létrehozásának a szabályozott munkafolyamatok és törvényi előírások és lehetőségek szerinti kialakítását, feltöltését és a folyamatos naprakészen való működtetését is vállalja.

A feladatok megkezdéséhez meg kell határozni azt az elérendő célt, amelyet a gazdálkodó szervezet a digitalizálás végrehajtásával el kíván érni.

A munkák megkezdése előtt többek között az alábbi kérdésekre kell az adott szervezetnek önmagára nézve válaszokat adnia:

• Milyen szabályozások, szervezeti és munkafolyamatok módosítása, felülvizsgálata szükséges a munkák megkezdéséhez?
• Mely dokumentum típusokat, adathordozókat szükséges digitalizálni, mellyel a nagytömegű iratforgalom terhét csökkenteni lehet? 
• Milyen esetleges informatikai-stratégiai fejlesztések végrehajtása szükséges a digitális archívum működtetéséhez? 
• Mely előírásoknak kell megfelelni a digitalizálás végrehajtásával?

A DWS szakértő tevékenységével arra törekszik, hogy a Megrendelőjével való folyamatos és jóváhagyó egyeztetéseken túl, munkavállalóinak a rendszerhasználatra vonatkozó betanításán kívül, ne jelentsen nagyarányú leterheltséget a digitális archívum létrehozása. Ennek érdekében társaságunk a fokozatos bevezetés elvét követi, mely során az archív iratkezelés nem jelent különösebb terhet napi ügyintézésben, a dolgozók napi munkájában.

A szkennelés (értsd: digitalizálás, elektronikus dokumentum feldolgozás) megkezdéséhez egyeztetni szükséges, hogy szervezetüknél a digitális irattár struktúrája milyen felépítettségű legyen. (pl. az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelő organizációs rendszernek megfelelő legyen vagy a tevékenységek-folyamatok iratlétrehozásának kronológiai rendjét kövesse). Amennyiben ez a kérdés tisztázott, az adott dokumentumtípusokhoz rendelve pontosan meg kell határozni, hogy a visszakereséshez elengedhetetlen, indexállomány milyen adatokból (meta-adatok) álljon össze. 

Feldolgozás helyszíne és az adatbiztonság kérdése

Megrendelőnknek a digitalizálási munkafolyamatok megkezdése előtt definiálni szükséges, hogy milyen védettségű dokumentumokat, adathordozókat kíván feldolgoztatni. Abban az esetben, ha a törvényi szabályozások (Adatok kezeléséről szóló törvények, Kormányzati- Felügyeleti szervek- rendeletei és az Iratkezelési Szabályzat stb.) lehetővé teszi, társaságunk a megfelelő Titkosítási Szabályozások felvállalásával biztosítja a digitalizálás helyszínét, mely több nagyteljesítményű szkenner és az ehhez kapcsolódó számítástechnikai háttér és emberi munkaerő kiszolgálására alkalmas. Az üzemi körülmények között történő feldolgozás hatékonyabb és gazdaságilag is kedvezőbb, mint a feldolgozáshoz szükséges eszközök telepítése az iratok tárolási helyszínére. A feldolgozás megkezdése előtt a körülményeket és az igényeket megvizsgáljuk. 

Szállítás

Amennyiben a szkennelés DWS üzemében történik, (tehát jelenlegi tárolási helyükről gépjárművel kell elszállítani) társaságunk a pénz, és értékpapír-szállítás gyakorlatát alapul véve szállítja el a dokumentumokat feldolgozásra, zárt kis-tehergépjárművel Az ügyiratok átvétele, Átadás-átvételi Jegyzék formanyomtatványon történik ügykörszintű bontásban. E folyamat azért fontos, mert a dokumentumok visszakerülése eredeti tárolási helyükre, vagy  bérirattárba ellenőrzött formában történhet. 

Szkennelés előkészítése

A feldolgozási folyamat a Megbízó igénye szerint, előre egyeztetett folyamat szerint történik:

• Ügyirat kiszedése mappából, iratok kiszedése genothermből
• Iratok kapocstalanítása (Az összefűzést biztosító kapcsok eltávolítása, oly módon, hogy az irat nem sérül.)
• Partnerünk igénye szerint a szkennelés az iratok eredeti sorrendjében történhet, vagy DWS válogatást, sorbarendezést végezhet.
• Iratok vonalkódozása: minden iratra egyedi azonosító vonalkód matrica kerül, mely biztosítja a feldolgozás során az automatikus azonosítást, a fájlok közti szeparációt és a rögzített adatok hozzárendelését a képi fájlokhoz. 
• Szeparálás: Vannak olyan szervezetek ahol ügyiratokon nem célszerű vagy tilos bármilyenfajta – az eredeti ügyiraton szereplő információk esetleges torzítását okozó – külső változtatást tenni, tehát a dokumentumokra történő nyomtatást, vagy vonalkód címkék felragasztását ebben az esetben nem lehet alkalmazni. Egyedi azonosítót nyomtatott formában azonban mindenképpen el kell helyezni az elektronizálásra kerülő dokumentumon a szkennelési felismerhetőség és visszakeresés  okán. Ilyen esetekre társaságunk a szeparátor azonosító lapok alkalmazásával tudja megoldani az iratok egyedi felismerését, visszakeresését az elektronikus irattárban A szeparátor lapok a különböző ügyiratokat fizikailag is elválasztják egymástól a szkennelés során. A szeparátor lap: az eredeti irathoz csatolt annak elektronikus azonosítására szolgáló irat melyen szerepel az ügyirat egyéni azonosítója.

Szkennelés 

Az ügyirat a hozzárendelt egyedi azonosítóval együtt, átkerül a szkennelő munka-állomásra. A nagy teljesítményű ipari szkennerekkel történő feldolgozás úgy történik, hogy több ügyirat kerül a szkenner lapadagolójába. A szkenner felismeri a vonalkódokat (egyedi azonosítókat ügyiratonként), míg a szoftver külön-külön képi állományt állít elő. 

A rossz állagú, különleges vagy nagy formátumú, nem bontható (A0-ás Pausz rajzok) dokumentumok digitalizálását, sőt a kötött (könyvszerű) iratok feldolgozását is meg tudjuk oldani. E műveltekhez alapvetően ugyanazok a munkafeladatok ellátása szükséges, azzal a kivétellel, hogy a nagy sebességű szkennelést felváltja a síkágyba történő oldalankénti betöltés, forgatás. A könyvszerűen kötött dokumentumok állagmegóvása érdekében, kézi szkennereket tudunk alkalmazni. E feldolgozási módszer, természetesen jóval több emberi erő ráfordítást és munkaidőt igényel.

Visszarendezés

A szkennelési munkafolyamatok végeztével a dokumentumokat, eredeti sorrendjüket megtartva kell irattári egységdobozokba csomagolni, a megbízói igények szerint újrakapcsozni. A feldolgozott dokumentumok eredeti állapotuknak megfelelő módon összefűzve, egységesen csomagolva kerülnek irattári betárolásra vagy visszaszállításra.

Társaságunk irattárában történő betárolás esetén az irattári nyilvántartásában az egyedi azonosítók alapján(vonalkódok) tartjuk nyilván az dokumentumokat, hozzárendelve azokhoz az irattároló doboz és raktári, irodai elhelyezkedés azonosítóit (dosszié, doboz, szekrény, állvány, polc azonosítók). Ezzel biztosítható a későbbiekben, hogy az elektronikus irattárban keresett és azonosított irat papír alapon gyorsan, hatékonyan visszakereshető legyen.

Visszaszállítás

Abban az esetben, ha az iratok visszaszállításra kerülnek az Átadás-átvételi formanyomtatványokon lehet ellenőrizni, hogy mely iratok kerülnek vissza eredeti tárolási helyükre. A visszaszállítás során ugyanazok a szabályozások érvényesülnek, mint a kiszállításnál, kivételezésnél.

Adatfeldolgozás (adatrögzítés és OCR)

A manuális adatrögzítés során, az előre definiált meta-adatokat, az ügyiraton szereplő egyedi ismérvek szerint, vagy az irat tároló egységén szereplő feliratok alapján a képi fájl mellé rögzítjük a kialakított mezőkben. Az egyedi azonosító vonalkód automatikusan kerül felismerésre és hozzárendelésre. 

DocIT rendszerünkben szövegtartalom visszakereső (full text searching) funkció lett integrálva. A teljes szöveges visszakeresés az a kiegészítő eszköz, amely lehetővé teszi, hogy a hagyományos keresési lehetőségeken túl az archivált, digitalizált dokumentum szövegében bárhol előforduló szóra is keresni lehessen. Elég egyetlen szóra emlékezni, a megfelelő irat másodperceken belül a felhasználó előtt van.

Feldolgozás ellenőrzése

A feldolgozás ellenőrzéséhez a docIT rendszerünkhöz ideiglenes fiókkal hozzáférést biztosítunk. Az adatexport előtt Partnereink is elvégezhetik az adatrögzítési, struktúrálási tevékenységet a szoftverben. Az ellenőrzés során lehetőség nyílik az elektronikus irattár, azaz a docIT rendszer tesztelésére, mielőtt döntenének a végleges használatról.

A DWS Digital felismerte azt az igényt, hogyamely a vállalatoknál egyre nagyobb igény merül fel a papír alapú dokumentumok digitalizálása, azok azonnali elérhetőségére, visszakereshetőségére.  iránt fellép. Ennek oka, hogy a vállalkozásoknál a papír alapú dokumentum tárolása és kezelése gondot jelent, valamint egyre többen dolgoznak munkahelyétől távol vagy akár otthonról. A mai tudásalapú világunkban a legfejlettebb technológiák ismeretében az egyetlen megoldást a dokumentumok digitalizálása nyújtja. Ezzel lehetővé válik, hogy a cég életében fontos iratok visszakeresése percek alatt megtörténjen. 

Négy fő területen várhatunk előnyt a digitalizálástól:

1. Belső működés hatékonyságának növelésében
2. Vevői elérés fejlsztésében
3. Termékekbe, szolgáltatásokba beépített digitalizálás esetén 
4. Új üzleti modellek létrehozásával, vállalat fejlesztéssel.

Az első két területen végzett digitalizáció a versenyben maradás feltétele, hiányában erős költséghátrány merül fel.

Gyors visszakeresés, többszörös hozzáférés az iratokhoz

Az iratok elektronikus formában történő tárolása arra is lehetőséget biztosít, hogy megfelelő jogosultsággal egyszerre sok, akár több száz felhasználó is hozzáférjen ezekhez a dokumentumokhoz., természetesen amennyiben megfelelő jogosultsággal rendelkezik a megtekintéshez. Ehhez dokumentumkezelő, archiváló szoftver alkalmazása szükséges, melynek előnye, hogy a tárolt dokumentumok mellett, az azokra vonatkozó adatokat is rögzíthetünk a rendszerben. Bármilyen jó nyilvántartással rendelkezik egy cég a saját iratairól, legyen ez egy egyszerű iktatókönyv, vagy akár iktatóprogram, Excel lista, stb., egyik sem lehet olyan hatékony, mint dokumentumok elektronikus formában történő tárolása.

Egy dokumentumkezelő rendszer hatékony működéséhez célszerű a korábban keletkezett, archív iratanyagokat is rögzíteni a rendszerben, melyekre az operatív működés során még szükség van. A legtöbb Azonban a működő vállalkozásoknál az ehhez szükséges fizikai és humánerőforrás háttér általában nem áll rendelkezésre, illetve jóval nagyobb ráfordítást igényel a cég részéről, ha saját eszközeit, munkaerejét köti le ezen feladatok ellátására. 

Ezen kívül a digitalizálást, mint szolgáltatást igénybe véve jóval költséghatékonyabb megoldást jelenthet (elszámolható).

• Rendezetlen irattári anyag feldolgozásához: szeretné rendezetté és visszakereshetővé tenni iratait? Ne a papír alapú iratok rendszerezésével bajlódjon! Feldolgozási know how-nk, és a feldolgozási technológiánk segítségével a rendezetlen, kaotikus iratokat is strukturált, visszakereshető elektronikus irattárrá rendszerezzük. A feldolgozás során az iratokhoz tárolási paramétereket is rendelünk, így ha a papír alapú irat mégis szükségessé válik, akkor annak pontos helye meghatározható, az irat fizikailag is gyorsan visszakereshető, így válik áttekinthetővé a rendezetlen irattömeg.
• Az elektronikus iratrendezés és adatfeldolgozás, adatrögzítés, strukturálás az elektronikusan rendelkezésre álló dokumentumok esetén is működik. Ön feltölti az elektronikus irattárba iratait, melyek lehetnek szöveges fájlok, vagy már digitalizált iratok. Az OCR technológia segítségével a dokumentumokban szabad szöveges kereséssel 
• Cégeladás-felvásárlás esetén az elektronikus iratarchívum több előnnyel jár. Segíti a társaság átvilágításához szükséges dokumentumok rendelkezésre bocsátását. A megoldással teljes körűen dokumentált az iratok, adatok átadás-átvétele. További előnye, hogy a későbbiekben felmerülő szavatossági kérdések esetén minden érdekelt fél számára elérhető marad a bizonyító erejű iratvagyon.
• Fizikai irattárolás helyett elektronikus irattár: Előnyei a hatékony munkavégzés, gyors visszakeresés, az ügyfelek kiszolgálása felgyorsul. Hiteles másolatkészítés (elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesített digitalizálás és elektronikus tárolás, archiválás) esetén a papír alapú irattárolás, irattárak felszámolhatóak (meghatározott irattípusok esetén) – versenyképes az olcsó bértárolással is, de jelentős költségmegtakarítás az irodai környezetben tárolt operatív iratok tárolási helyének felszabadításával érhető el. A minősített elektronikus aláírással hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokirat. Meghatározott esetekben az így digitalizált, hitelesített irat megsemmisíthető.

A jelenleg már érvényben lévő, gyakorlatban használható elektronikus hitelesítési eljárások (digitális aláírás, időbélyeg) lehetővé teszik a digitalizált dokumentumok teljes értékű iratként történő kezelését.  E mellett a digitális archívum a fizikai irattári feladatokat és folyamatokat jelentősen csökkenti, hiszen az eredeti papír alapú adathordozóra csak a legritkább esetekben lesz szükség a jövőben. 

• GDPR szabályozás miatti dokumentumkezelés: A 2018. május 25-én életbe lépett az Európai Unió és a Tanács által elfogadott, a személyes adatok védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló rendelete, más néven általános adatvédelmi rendelet (GDPR, General Data Protection Regulation). A szabályozás okán a legtöbb vállalkozásnak az eddigiektől eltérően kiemelkedő körültekintéssel kell eljárnia az újonnan rögzítendő, és a korábban rögzített személyes adatokkal kapcsolatban. Az érzékeny adatok speciális törődést igényelnek, azonban sok esetben még az érzékeny adatok feltárása is nehézséget okoz, ebben is megoldást nyújthat digitalizálási szolgáltatásunk. Az archív dokumentumok digitalizálásával és az azokból történő adatkinyeréssel könnyedén azonosíthatók az érzékeny adatok, melyeket a feldolgozás után egységes eljárás alá vonhat.

Hatékonyság növelés, egy kis statisztika

A gazdasági társaságok költségvetése évente 10-15 %-al nő, az információmennyiség 3-5 évente megduplázódik. Egy irat előkeresése, kivétele, visszahelyezése 7 perc, ha mindezt manuálisan végezzük, akkor ez 60-70 forintba kerül, elektronikusan a költség ennek a tizede. Minden szervezetben előfordul iratvesztés, mely sokszor kritikus és költséges is lehet. Iratvesztésnek minősül az is, ha egy irat az irodában vagy az irattárban van, de a visszakeresése nem biztosított (nincs nyilvántartás, az iratok rendezetlenek). A tatisztikák szerint az iratkezelési költségek a következőképpen oszlanak meg: 70% munkabér, 20% tárolóhely, 10% eszköz.

Ma egy átlagos vállalatnál az ott dolgozók 7%-a a menedzsment, 42%-a végez termelő és 51% adminisztratív jellegű munkát. Az adminisztratív munkaerő munkaidejének 20%-a improduktív, 50%-a produktív munka, 30%-a az információk megszerzésére megy el. Digitalizálással a keresésre fordított idő 50-70%-kal, az iratok mozgatásának ideje 90%-kal csökkenthető. Ha ezt a teljes vállalati struktúrára visszavezetjük, a digitalizálással még akkor is 10-30% hatékonyságnövelést érhetünk el, ami a befektetés mértékéhez viszonyítva is jelentős. 

A számok tükrében megállapítható, hogy a beruházás költségei akár egy éven belül is megtérülhetnek, valamint a megtakarítások teljes egészében a jövedelmezőséget növelik. A beruházást szervezetfejlesztéssel kombinálva a megtakarítás akár megduplázható, ez már újjászervezés (reengineering) kategóriába tartozik.

Minőségi javulás

A hatékonyság mellett a másik igen lényeges hatás a minőségi mutatók javulása, például:

• A partnerek kiszolgálása felgyorsul, az ügyek átfutási ideje lecsökken;
• Az ügyviteli folyamatok átgondoltabbak, az ügyek azonos lefolyásúak;
• A folyamatok teljes mértékben dokumentáltak;
• Az irodában dolgozó személyek tevékenysége folyamatosan nyomon követhető és pontosan dokumentálható;
• Egyszerűbb irányítás, átláthatóbb, struktúráltabb szervezet;
• A számadatok, mutatók naprakészen tükrözik a működést a menedzsment számára.