Iratainkat tárolhatjuk irodában, saját telephelyünkön, bérelt raktárban vagy irattári szolgáltatónál. Az iratok tárolásának időtartamát azonban minden esetben szükséges meghatározni, valamint az irattárat karbantartani, azaz az irattári anyagokat évente selejtezni. A jogszerű megőrzési időtartam megállapításában, a megfelelő selejtezési eljárás kidolgozásban, vagy akár a selejtezésben is állunk Partnereink rendelkezésére. Az irattári nyilvántartás, és megőrzési rend alapja az Irattári Terv, amely az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben irat fajtákra) tagolva, a vállalat szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá – közfeladatot ellátó szervezet esetén – a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
Az Irattári terv elkészítésénél figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait, tevékenységét, és a vonatkozó általános és speciális jogszabályi hátterét is. Az alábbiakban az általános iratügyviteli szabályozás és iratmegőrzés jogszabályi hátterét gyűjtöttük össze:
- A pénzügyi bizonylatok megőrzését a Számviteli törvény (2000. évi C. tv) alapján határozzuk meg, ez 2000-ben változott, ezért a 2001 év előtti bizonylatokat 5, a 2001-ben és utána keletkezett iratokat 8 évig kell megőrizni.
- Az Adótörvény (2017. évi CL. tv) rendelkezik még az adó iratok megőrzéséről, azokat 5+2 évig (78§ (3)) kell őrizni, de az önellenőrzések miatt a gyakorlatban ezeket 10 évig javasolt megőrizni.
- A Társadalombiztosítási tv (1997. évi LXXXI. tv) pedig előírja, hogy a munkáltatónak biztosítani kell a munkavállalók nyugdíj megállapításához az adatszolgáltatást. Korábban 50 évig kellett tárolni ezeket az iratanyagokat, de a mai gyakorlat szerint – az emelt nyugdíj korhatár miatt – már 75 évig javasolt a bérkartonok megőrzése. Egyéb bérlisták, jegyzékek megőrzési ideje 10 év.
- Mindegyik esetben érvényes szabály, hogy a megőrzési időt követő évben lehet selejtezni, ezért a selejtezhetőség évét úgy kell megállapítani, hogy: Keletkezési év+őrzési idő+1 év
A Magyar Nemzeti Levéltár 2017-ben kiadott Levéltári állományvédelmi ajánlása alapján.
Az iratanyag megőrzése szempontjából kockázatot jelentő tényezők
A levegő hőmérséklete és relatív páratartalma
A magas (25 °C feletti) hőmérséklet gyorsítja a papír‐ és pergamen‐alapú dokumentumok károsodását, kémiai bomlását (kiszáradnak, elvesztik rugalmasságukat). A fotóanyagra nézve már a 20 °C feletti hőmérséklet és a hirtelen hőmérsékletváltozás is károsító hatású (puhítja a zselatint, illetve felgyorsítja a színes negatív és pozitív fotók bomlását). A 22 °C feletti hőmérséklettől és a hirtelen hőmérséklet‐változástól a mágneses és optikai adathordozókat is óvni kell (hirtelen hőmérsékletváltozás hatására a szalagok megnyúlhatnak, illetve összezsugorodhatnak, a lemezek megvetemedhetnek).
A hőmérséklet ingadozása a kémiai folyamatok sebességét növelheti.
Az alacsony vagy magas relatív légnedvesség (RH %) ugyancsak károsító hatású. 40% RH‐érték alatt a papíralapú dokumentumok kiszáradnak, 65% RH‐érték fölött megnyúlnak, hullámossá válnak. A 65% feletti RH‐érték vagy a páralecsapódás kedvez a rossz minőségű, fatartalmú papíron lévő savak aktivizálódásának. A saját savtartalom megtámadja a cellulóz rostokat, bontja azokat, így a papír fizikailag gyengül. A fotóanyag számára magas, 50%‐os vagy a fölötti RH‐értéken a zselatin megduzzad, ragacsossá válik, a kép elhomályosodik. A 20% alatti RH‐érték viszont az emulzió zsugorodását, repedezését, a hordozó törékenységét idézi elő.
Az irattári anyag egészére nézve a relatív légnedvesség ingadozása különösen veszélyes, nagyobb kárt okozhat, mint az ideális értéktől való, de az elfogadhatóság határain belül maradó állandó eltérés.
A por és a légszennyező gázok
A levegőben lévő por — szervetlen ásványi anyagok apró szemcséi, építőanyagok finom pora, apró növényi részecskék (rostok, szálak, virágpor), mikroorganizmusok (baktériumok, penészgombák spórái), műanyag részecskék, korom (szénszemcsék), kátrányos anyagok, stb. — és mindazok a gázok, amelyek nem tartoznak a levegő állandó alkotórészei (nitrogén, oxigén, szén‐dioxid, egyes nemesgázok) közé, az irattári anyag fizikai, kémiai és biológiai károsodását egyaránt előidézhetik. A leggyakoribb légszennyező gázok: a kén‐dioxid (SO2), a nitrogénoxidok és az ózon.
Nedvesség jelenlétében a savas jellegű légszennyező gázok (kén‐dioxid, nitrogénoxidok) bontják a papír rostanyagát képező cellulózt, láncszakadást idézhetnek elő a pergamen fehérjemolekuláiban, és ezáltal fizikai károsodást okoznak. Az oxidáló hatású ózon — nedves környezetben — a cellulózmolekulák egyes csoportjait alakítja át, ennek következtében a papíralapú iratok és fényképek elszíneződnek, egyúttal fokozottan érzékennyé válnak a savakra és más kémiai behatásokra. A savas és oxidáló hatású gázok — szintén nedves környezetben — a szerves tinták és színezékek elhalványulását, fakulását és oldódását okozhatják.
A por elsősorban gáz‐, zsír‐ és nedvességmegkötő képessége miatt okozhat fizikai és kémiai károsodást a papír‐ és pergamenalapú irattári anyagban és a fotóanyagban. A mágneses és optikai adathordozón leülepedő por rontja a leolvashatóságot és információvesztést is előidézhet.
A savas és oxidáló hatású légszennyező gázok nemcsak kívülről juthatnak be az épületbe, hanem belül is keletkezhetnek. A fénymásolók, valamint az elektrosztatikus elven működő légtisztítók használatakor ózon jön létre. Az erős — ammóniát, klórt vagy formaldehidet tartalmazó — tisztítószerek használata vagy közelsége ugyancsak veszélyezteti az irattári anyagot. A nem kellően tömör padló‐ és burkolóanyagok kopása porképződéssel jár.
A fény, az ultraibolya és az infravörös sugarak
A fény az emberi szem által érzékelhető, 380‐750 nanométer (nm) közötti hullámhosszú elektromágneses sugarakból áll (1 nm = 1 milliomod milliméter). Az ebbe a tartományba eső fényt — hullámhosszától függően — kék, zöld, sárga, narancs, vörös színűnek látjuk (az ún. fehér fény — pl. a napfény — különböző színű fénysugarak keveréke). Az ultraibolya‐ (UV‐)sugár hullámhossza a kéknél rövidebb, az infravörös (IR‐)sugáré pedig a vörösnél hosszabb. Az UV‐ és az IR‐sugár az emberi szem számára nem érzékelhető (láthatatlan).
Az elektromágneses sugár energiája fordítottan arányos a hullámhosszával. Az UV‐sugarak és a kisebb hullámhosszú fénysugarak nagy energiája vissza nem fordítható kémiai folyamatokat (fotooxidációt, fotobomlást) indíthat el a cellulóz‐ és a fehérjemolekulákban. E folyamatok hatására a papírban és a pergamenben színváltozás, majd fizikai gyengülés következik be.
Az UV‐ és a kis hullámhosszú fénysugarak — nedvesség jelenlétében — elindítják, illetve felgyorsítják a fotóanyagban végbemenő bomlási folyamatokat is. Erős vagy hosszan tartó fény hatására a fényképek — elsősorban a színes képek — elhalványulhatnak vagy megsötétedhetnek. Az IR‐sugarak hőhatása minden irattári dokumentumot károsít.
Az iratok felületére eső UV‐sugárzás mennyiségét az l másodperc alatt 1 négyzetméter felületre jutó sugárenergiával jellemzik. Mértékegysége a mikrowatt/négyzetméter (μW/m2). A megvilágítás mértékegysége a lux.
A földre érkező napsugárzás mintegy fele látható, a többi IR‐ és UV‐sugárzás. Így a papír‐ és pergamenalapú irattári anyagra és a fotóanyagra különösen veszélyes UV‐sugarakból és a kis hullámhosszú fénysugarakból a napsugárzás tartalmazza a legtöbbet. A mesterséges fényforrások közül az izzólámpa által kibocsátott összenergia 80‐90%‐a infravörös (hő), a többi fény, illetve nagyon kis mennyiségű UV‐sugárzás.
Mikroorganizmusok
Az irattári anyag biológiai károkozói közül a baktériumok és a penészgombák spórái finom eloszlásban mindig jelen vannak a levegőben. Általában 22 °C‐t meghaladó hőmérsékleten és 65%‐os RH érték fölött aktivizálódnak.
A baktériumok lebontják a papírt, állati fehérjéket, keményítőt és más szerves anyagokat. Fertőzés esetén a papír vagy a pergamen meggyengül, rothadásszagot áraszt, felületén sárgás, barnás foltok láthatók. Kártételüket gyakran nehéz megkülönböztetni a penészgombákétól.
A mi klímánkon közel 200 cellulózbontó gombafaj ismeretes. Spóráik nagyon ellenállóak a szárazsággal és a hővel szemben. Növekedésükhöz és veszélyes mértékű elszaporodásukhoz a legkedvezőbb a 24–30 °C hőmérséklet és 65–90%‐os relatív páratartalom. (A penészedés 75%‐os RH‐értéken néhány hét alatt, 90%‐os páratartalom mellett viszont néhány nap alatt végbemegy.) Egyes gombák már 63%‐os RH‐értéken is képesek csírázni. A papír és a pergamen mellett jó táptalaj számukra a fotóanyagok zselatin‐ és emulziós rétege is. A penész‐fertőzött dokumentum dohos szagú, felülete bolyhos, elvékonyodik, elszíneződik, foltosodik, gyengül, mállik, szakadozik. A leggyakoribb papír‐ és pergamenpusztító gombák közül az Aspergillus szürke, fekete, barna foltokat, a Penicillium fehér vagy színes foltokat, a Chaetomium barna foltokat okoz.
Rágcsálók, rovarok
A rágcsálók (egér, patkány) jelenlétére és kártételére utalnak az iratok szélein és sarkain látható jellegzetes, csipkézett rágásnyomok. Megtelepedésükhöz a rendszeres takarítás hiánya, az irattári épület környezetének elhanyagoltsága, a higiéniai követelmények be nem tartása nagyban hozzájárulhat.
A rovarok (ezüstös ősrovar, csótány, molyfélék stb.) megtelepedéséhez a legkedvezőbb hőmérséklet a 25–30 °C, de alacsonyabb hőmérsékleten is aktívak lehetnek. Számukra a relatív légnedvesség optimuma 70–90%. Szerves anyagokkal táplálkoznak, vízigényüket a levegőből és a szerves anyagok lebontása révén elégítik ki. A penészgombák és a baktériumok által lebontott cellulóz megfelelő táplálék számukra, ezért gyakran szaporodnak el ott, ahol az irattári anyagot mikrobiológiai fertőzés érte.
A rovarkártevők közül az ezüstös ősrovar az egyik legveszélyesebb. Rövid idő alatt képes súlyos károkat okozni azáltal, hogy a papír felületét rágja végig, jellegzetes csipkemintát hagyva hátra. Lárvája 70%‐os RH érték alatt elpusztul. A csótányok mindenevők, lyukakat rágnak, ürüléküket a kártétel helyszínén hagyják. Sötétség‐, meleg‐ és nedvességkedvelők. A molylepkék (ruhamoly, kárpitmoly stb.) lárvája károsít, a bekötött kötetek borító‐ és ragasztóanyagát fogyasztja, rágási nyoma kör alakú.
Egyéb veszélyek
Az irattári anyag épségét és fennmaradását veszélyeztetheti:
- a kisebb‐nagyobb katasztrófák (tűzeset, árvíz, csőtörés, beázás stb.) bekövetkezése;
- a betörés, lopás, szándékos károkozás.
Az irattári anyag károsodását idézheti elő a szakszerűtlen kezelés, szállítás és használat is.
Az irattári anyag megőrzésére szolgáló irattárhelyiséggel szemben támasztott követelmények
Az irattári iratok anyagához igazodó irattári hőmérséklet és relatív légnedvesség
A papíralapú irattári anyag számára — a hőmérséklet és a relatív légnedvesség szempontjából — az irattár biztosít optimális környezetet, amelyben a hőmérséklet 19 °C, 1 °C napi ingadozással, a relatív légnedvesség 50%, és a napi ingadozás mértéke nem több 5%‐nál.
Még elfogadható az az irattár is, amelynek klímája a 14–22 °C és a 45–60% RH‐érték közötti tűréshatáron belül viszonylag stabil: a napi ingadozás nem haladja meg a ±2 °C‐t és az ±5% RH‐értéket, valamint az évszakok közötti ingadozás sem nagyobb ±3 °C‐nál és ±5% RH‐értéknél.
Az olyan helyiségben, ahol a hőmérséklet a 14–22 °C, a relatív légnedvesség pedig a 45–60% közötti tűréshatáron belül van ugyan, de az ingadozás mértéke a második bekezdésben megjelölt értékeknél nagyobb, papíralapú irattári anyagot csak szükségmegoldásként és csak átmeneti jelleggel szabad tárolni. A szükségirattárban is állandóan törekedni kell a hőmérséklet és a relatív páratartalom viszonylagos stabilitásának megteremtésére.
Olyan helyiséget, amelyben a hőmérséklet és a relatív légnedvesség bármelyik szélső értéke tartósan a tűréshatáron kívülre esik, papíralapú irattári anyag tárolására nem szabad igénybe venni. Az irattárként használt, de tárolásra alkalmatlan olyan helyiség kiváltásáról (az ott őrzött irattári anyag megfelelő elhelyezéséről), amelyben a relatív légnedvesség tartósan meghaladja a 70%‐ot, soron kívül kell gondoskodni.
Az első bekezdésben megjelölt hőmérséklet és relatív légnedvesség állandó fenntartása érdekében a pergamen alapú irattári anyag tárolására külön irattári helyiséget kell kialakítani vagy klímaszekrényt kell biztosítani.
A fekete‐fehér fotóanyag optimális tárolási hőmérséklete 2 °C. Jó állapotban lévő fotóanyag esetében a magasabb hőmérséklet is elfogadható, de nem érheti el a 20 °C‐t, és a napi ingadozás nem lehet több ±1 °C‐nál. A megengedett RH‐érték 35%, legfeljebb ±5% napi ingadozással.
A színes fotónegatívok, filmek és papírképek esetében is 2 °C az optimális hőmérséklet. A fotóanyag állapotától függően a hőmérséklet lehet magasabb is, de nem érheti el a 15 °C‐t. A napi hőingadozás megengedett mértéke ±1 °C. A megengedett RH‐érték 25%, ±5%‐os napi ingadozással.
Az irattárból történő kiemelése esetén a fotóanyagot fokozatosan kell szoktatni a külső hőmérséklethez. A hirtelen hőmérsékletváltozást kerülni kell.
A mágneses adathordozók optimális tárolási környezete: 18±2 °C hőmérséklet és 30±5% RH‐érték. A klimatikus viszonyok hirtelen változását kerülni kell.
Az optikai adathordozók számára előírt klimatikus környezet jellemzői:
20 °C, ±2 °C napi ingadozással, és 35%‐os RH‐érték, ±5%‐os napi ingadozással. Az optikai lemezeket a hirtelen hőmérsékletváltozástól óvni kell.
A relatív légnedvesség szabályozása
A központi légkondicionáló berendezés előre szabályozott szinten tartja az irattár levegőjének hőmérsékletét, relatív páratartalmát és eloszlását. Központi légkondicionálás hiányában az irattárhelyiség relatív páratartalmát melegítés nélküli nedvesítő berendezéssel vagy légszárító — lehetőleg fagyasztva szárító — berendezéssel is szabályozni lehet. (Egy berendezéssel általában 500 m3 térfogatú helyiség páratartalmát lehet megfelelően szabályozni.)
A relatív páratartalom értéke zárt térben a hőmérséklettel fordítottan változik. Ezért a relatív légnedvességet a fűtés szabályozásával és a szellőztetés kombinálásával — bizonyos határok között — légkondicionáló berendezés nélkül is a kívánt értéken lehet tartani. Ez a módszer azonban csak száraz időben és megfelelően kialakított, stabil klímájú helyiségben lehet igazán célravezető.
Levegőszennyezettség
Az optimális az, ha a káros hatású légszennyező gázokból az irattár levegője nem tartalmaz többet, mint: 1 μg/m³ kén‐dioxidot, 5μg/m³ nitrogénoxidokat, 25 μg/m³ ózont, és a portartalom sem több 75 μg/m³‐nél. (A tiszta levegő portartalma általában 15‐20 μg/m³.)
A légszűrés leghatásosabban a központi légkondicionáló berendezésbe beépített szűrők segítségével végezhető. A levegő portartalmának nagy része kiszűrhető azokkal a párásító vagy légszárító berendezésekkel is, amelyeket szűrővel is elláttak.
Gépi berendezések hiányában az irattárban lévő légszennyezők mennyisége egyrészt gyakori portalanítással, másrészt közvetett szellőztetéssel csökkenthető, vagyis az irattárat csak ajtón keresztül (más helyiségbe) szellőztetjük, ablakot nem nyitunk a szabadba.
Az irattározásra szolgáló épületrészben ne legyen káros gázt kibocsátó eszköz, berendezési tárgy, burkolat, műanyag festékkel bevont felület. Tilos a műanyag ragasztó használata. Az irattári anyag közelében nem szabad ammóniát, klórt és formaldehidet tartalmazó tisztítószereket tárolni, és ezek használatát lehetőség szerint kerülni kell. A beton‐padozatot — az abból eredő por kiküszöbölése érdekében — tömör szigetelőréteggel kell ellátni.
Megvilágítás
Az irattári anyagot a közvetlen napfénytől óvni kell. Ezért a természetes fényt az irattárhelyiségből lehetőség szerint teljesen ki kell zárni.
Az irattár megvilágítására UV‐mentes vagy kevés UV‐sugárzást kibocsátó világítótesteket kell használni. Járható út az is, ha a gazdaságossági szempontok miatt az irattárakban általánosan használt fénycsövek UV‐tartalmát — szűréssel — 75 μwatt/m2 érték alá csökkentjük. Általában a fénycső‐armatúrára szerelt plexiborítás sem engedi át az UV‐sugárzás jelentős részét, de a tényleges értéket speciális — az UV‐sugárzás mérésére alkalmas — készülékkel is ellenőrizni kell.
A megvilágítás erősségét és idejét minimalizálni kell. Az irattári munkavégzéshez 200 lux elegendő, egyébként — a színes fotóanyag kivételével — 50 lux lehet az irattár világítás fényereje. A színes fotóanyagot sötétben kell tárolni. 50 lux fényerősség mellett az irattári anyagon lévő szerves eredetű tintákat és festékeket, valamint a lignintartalmú papírt egy év alatt érő megvilágítás időtartama nem lehet több 720 óránál (100 lux fényerősség mellett 360 óránál). A színes fotóanyag esetében pedig az éves megvilágítás időtartama — ugyancsak 50 lux mellett — nem haladhatja meg a 250 órát.
Az irattárhelyiséget, ha abban senki nem tartózkodik — tűzvédelmi okokból is — áramtalanítani kell.
Betörés, valamint tűz‐ és vízkár elleni védekezés
Az elvárt irattár használati szabályok, továbbá a tűzrendészeti Szabályzatban foglaltak következetes érvényesítésén túlmenően alapvető követelmény, hogy
- az irattárhelyiségeket és az odavezető folyosókat kulcs nélkül csak belülről nyitható, legalább 120 cm széles fém ajtókkal kell ellátni;
- az irattárhelyiségek ablakaira — ha az erőszakos behatolás veszélye fennáll — rácsot vagy elektromos riasztót kell szerelni;
- szennyvízcsatorna, gázvezeték, valamint nyomás alá helyezett vízvezeték az irattáron ne haladjon keresztül;
- az irattárhelyiségben nagy érzékenységű tűzjelző berendezést, valamint gázzal oltó kézi tűzoltó készüléket kell elhelyezni.
- A nagy alapterületű irattárakat tűzszakaszokra kell osztani.
Az irattári épületek főbb szempontjai
- A tervezett új vagy az irattári célra átalakított épület legalább 15‐20 évre előre nyújtson elegendő tárolási teret az irattári anyag — jogszabályi kötelezettségen alapuló — rendszeres átvételéhez. Az irattári célra rendelkezésre álló területen legyen mód a későbbi bővítésre is.
- Az épület irattárhelyiségei folyamatosan biztosítsák az ott őrzött dokumentumok anyagához igazodó optimális hőmérsékletet és relatív páratartalmat, védjék meg az iratokat a közvetlen napsütés, a légszennyező gázok és a por károsító hatásától, valamint feleljenek meg a II. fejezetben felsorolt egyéb követelményeknek is.
- A funkcionális, építészeti, tűzvédelmi és biztonsági szempontok egyeztetése már a tervezés kezdeti szakaszában kezdődjék el.
- Fontos, hogy a tervezés és a kivitelezés egész időszakában az irattári szempontok megfelelően érvényesüljenek. Ennek egyik feltétele, hogy az irattár szakértők bevonásával — már a tervezés megkezdése előtt — állítsa össze a maga szempontrendszerét.
- A tervezés során a beruházási és a várható fenntartási‐működési költségeket együttesen kell mérlegelni. Különösen fontos ez az optimális irattári klímát biztosító építészeti és műszaki megoldások megtervezésekor.
Az épület kialakításának szempontjai
- Az irattárak, a munkavégzésre szolgáló területek (munkaszobák, rendezőhelyiségek), valamint a nyilvános terek jól különüljenek el egymástól.
- Az irattárakhoz kapcsolódjon az iratok portalanítására, a bármely okból nedvessé vált iratok szárítására, valamint a fertőzött iratok elkülönítésére alkalmas helyiség, továbbá a biztonságos iratátvételhez nélkülözhetetlen fedett kocsibeálló.
- Az irattárakban sima, meszelt, esetleg porózus festékkel bevont falfelületeket kell kialakítani. Az irattári anyag épületen belüli szállítására szolgáló útvonalon a padlózat legyen egyenletes, tömör felületű, csúszásmentes, küszöb ne szakítsa meg, az esetleges szintkülönbségek áthidalására szolgáló lejtő 10%‐osnál ne legyen meredekebb. Az egyes szintek közötti iratszállítást legalább 600 kg teherbírású lift segítse.
- Az irattári anyag napsütés elleni védelme szempontjából az a kedvező, ha az irattáraknak nincs ablaka. Ha van, akkor az legyen kis méretű és keskeny, és ne befolyásolja kedvezőtlenül az irattári klímát.
- Adaptált épület esetén is törekedni kell az ablakok méretének csökkentésére, — ahol lehet — megszüntetésére. A megmaradó ablakokat sötétítőkkel (redőny, spaletta, roló stb.) kell ellátni és lehetőség szerint nyithatatlanná tenni.
- A rendezőhelyiségek, a munkaszobák és az állományvédelmi műhelyek, valamint a kutatóterem ablakait lehetőleg UV‐szűrő üveggel kell ellátni. Ha erre nincs mód, az üvegekre az UV‐sugárzás kiszűrésére alkalmas fóliát vagy bevonatot kell helyezni.
- Az épületen belüli hőmérséklet és relatív légnedvesség szabályozásának egyik módja az irattárak, a munkaszobák és a nyilvános terek légkondicionáló berendezéssel történő ellátása. A berendezés működtetése azonban igen költséges. Ezért célszerű olyan építészeti megoldásokat és szigetelési technikákat alkalmazni, amelyek légkondicionáló berendezés nélkül vagy annak nagyon korlátozott működtetésével biztosítják a megfelelő klimatikus környezetet. Ez a megoldás egyszeri — hosszútávon megtérülő — költségkihatással jár.
Az irattár felszereltség
1. Irattári állványok:
Az irattári anyag irattári egységeinek megfelelő elhelyezése érdekében az irattárhelyiséget elsősorban állványokkal kell felszerelni. A célnak leginkább a fémből készült, kalapácslakkal vagy égetett zománccal bevont, rögzített vagy mozgatható (tömör) állványok felelnek meg.
Az állványzat magassága lehetőleg ne haladja meg a 2,2 m‐t. Ha a helyiség adottságai 4 m‐nél magasabb, rögzített állványzat felszerelését is lehetővé teszik, osztófödém vagy galéria építése kötelező. A magasabb polcokon lévő irattári egységek mozgatásához az irattárakat stabil, biztonságos létrákkal kell ellátni.
Az állványzat ésszerű helykihasználással és biztonságosan tegye lehetővé az irattári egységek tárolását, könnyű kiemelését és visszahelyezését.
Ennek érdekében
- a függőleges tagok és a rögzítések legyenek elég erősek ahhoz, hogy elbírják a polcsor teljes terhelhetőségét;
- a polcok magassága legyen könnyen állítható;
- a polc mélysége (rövidebb oldalának hossza) akkora legyen, hogy az irattári egységek ne nyúljanak túl a polc szélein;
- a polcok szélessége tegye lehetővé, hogy az irattári egységek csak annyira szorosan helyezkedjenek el egymás mellett, hogy az ne akadályozza könnyű mozgatásukat;
- az állványzaton ne legyenek éles peremek, kiálló sarkok.
A levegő szabad áramlásának biztosítása érdekében:
- a függőleges tagok legyenek nyitottak;
- az állványzat alsó polca és a padló között legalább 15 cm‐es rést kell hagyni (erre egyébként a takaríthatóság szempontjából is szükség van);
- az állványzat felső polca (vagy záró eleme) a mennyezettől kellő távolságra legyen (a távolság meghatározásakor a légmozgáson túl, a mennyezeten elhelyezett világítótestek kibocsátását is figyelembe kell venni);
- a mozgatható állványok egyes egységei között is legalább 15 cm‐es rést kell hagyni.
A rögzített állványok irattáron belüli elrendezésekor állványpárokat, az állványpárokból a legalább 1,2 m széles fő közlekedési folyosóra merőlegesen állványsorokat kell kialakítani.
Az állványsorok közötti távolság meghatározásakor az állványzat magasságát, valamint irattári egységek sérülésmentes mozgatásának szempontjait kell figyelembe venni. A 2,2 m‐nél nem magasabb állványok esetében a térköz nem lehet kisebb 0,8 m‐nél.
Ügyelni kell arra, hogy:
- az épület külső falával párhuzamos állványokat közlekedési folyosó válassza el a faltól;
- az épület külső falára merőlegesen elhelyezett állványokat legalább akkora térköz válassza el a faltól, amely még megfelelően takarítható;
- a válaszfalak melletti állványokon lévő irattári egységek a fallal ne érintkezzenek, attól legalább 15 cm távolságra legyenek.
Ha az irattárhelyiség mérete ezt indokolja, az állványpárokat — tűzvédelmi okokból — ötös, hatos szakaszonként szilárd fémlappal kell elválasztani egymástól.
A tömör állványok mozgatását úgy kell megoldani, hogy se az irattári anyag, se a kezelőszemélyzet ne sérülhessen meg. A működtetés módszere, sebessége — beleértve a gyorsítást és a fékezést is — olyan legyen, hogy az irattári egységek ne csúszhassanak meg, és ne eshessenek le a polcokról.
A polcokról leemelt irattári egységek biztonságos kezeléséhez könnyen elérhető távolságban alkalmas lerakó felületet kell biztosítani (pl.: munkaasztalt, az állványzatba épített — kihúzható vagy lehajtható — munkalapot vagy e célra rendszeresített irattári kocsit).
Régi kialakítású, faállványokkal berendezett irattár esetében évente legalább egyszer ellenőrizni kell a fa állapotát, az állványok szilárdságát, teherbíró képességét, és gondoskodni kell a faállványzat használatával együtt járó kockázatok (tűzveszély, szuvasodás veszélye) csökkentéséről.
2. Tárolószekrények
A térképek, tervrajzok és egyéb, nagy méretű dokumentumok, valamint a filmek és fényképek tárolására általában a fémből készült, kalapácslakkal vagy égetett zománccal bevont — a filmek és a fényképek esetében csak az utóbbi bevonattal ellátott — fiókos szekrények a legalkalmasabbak. (A fából készült szekrényekben filmeket és fényképeket ne tároljunk.)
Függetlenül attól, hogy milyen dokumentum tárolására használják, a fiókos szekrény:
- 140 cm‐nél lehetőleg ne legyen magasabb;
- egynél több fiókját egyszerre ne lehessen kihúzni,
- alsó fiókja legyen legalább 15 cm‐re a padlószinttől;
- kezelése és a fiókok mozgatása könnyű legyen;
- fiókjai jól záródjanak, és nyitáskor ne tudjanak lebillenni.
Az előző bekezdésben foglaltakon túlmenően a térképek és tervrajzok tárolására használt szekrények fiókjai legyenek laposak, a rövidebb szélük mentén mozogjanak és rendelkezzenek leszorító lappal, hogy az iratok ne csúszkálhassanak bennük.
3. Irattári kocsik:
Az irattári berendezés nélkülözhetetlen kellékei a maximum 1 iratfolyóméter mennyiségű irattári anyag épületen belüli szállítására alkalmas, gumikerekeken gördülő, könnyen kezelhető irattári kocsik.
Az irattári kocsi:
- mérete és formája tegye lehetővé a rajta szállított dokumentumok teljes felületű alátámasztását;
- legyen felszerelve rögzítő fékkel;
- ne tartalmazzon kettőnél több polcot.
Az irattári kocsinak legyen pereme abban az esetben, ha a szállítás útvonalán szintkülönbség van, illetve akkor, ha kis méretű dokumentumok (pl. mikrofilmek) szállítására használják.
A tekercselt lapok szállításához hosszú, homorú felületű kocsira van szükség.
A nagy méretű irattári egységek (pl. tékába helyezett térképek, terv‐rajzok) álló helyzetű szállítására szolgáló irattári kocsik legyenek alacsony kivitelűek és oldallappal felszereltek.
4. Az irattárklíma és az irattár világítás ellenőrzésére szolgáló műszerek:
Az irattári anyag számára kedvező, stabil irattárklíma biztosítása a relatív páratartalom és a hőmérséklet rendszeres ellenőrzését és a mért adatok regisztrálását igényli. Ezért az irattáraknak rendelkezniük kell a relatív páratartalom és a hőmérséklet mérésére alkalmas műszerekkel.
A relatív páratartalom mérésére szolgáló eszközök: a hordozható, hitelesítést (kalibrálást) nem igénylő, motoros vagy forgó pszichrométerek, valamint az irattárakba kihelyezett, általában havonkénti kalibrálást igénylő higrométerek és a mért adatok regisztrálását is elvégző higrográfok, illetve a hőmérséklet mérésére is alkalmas termo‐higrométerek és termohigrográfok. A higrométerek, higrográfok, illetve a termohigrométerek és termohigrográfok kalibrálása a pszichrométerrel végezhető el. A hőmérséklet mérésére egyébként a minimum‐maximum értékekkel rendelkező hőmérő (termométer) is megfelel.
A páramérők és a hőmérők beszerzéséhez és irattári elhelyezéséhez szakértő segítségét célszerű igénybe venni.
A szilárd és a gáz halmazállapotú légszennyezők minőségének és mennyiségének mérésére és regisztrálására nem állnak rendelkezésre olyan egyszerű eszközök, mint a hőmérséklet vagy a relatív páratartalom ellenőrzése esetében. A légszennyezettség mérésével ötévenként legalább egyszer, erre szakosodott laboratóriumot vagy szakembert kell megbízni.
Az irattári világítási rendszerének felszerelésekor a megvilágítás mértékét és az UV‐sugárzást az irattárakban és minden olyan helységben, ahol irattári anyagot átmenetileg őriznek vagy használnak, meg kell mérni. A világítótestek általános cseréje esetén a mérést meg kell ismételni. Jó, ha a nagyobb irattárak rendelkeznek a mérések elvégzéséhez szükséges digitális luxmérővel és UV‐mérővel, de a mérések külső szakértővel is elvégeztethetők.
Környezeti stabilitás
- A légkondicionáló berendezéssel felszerelt épületet is olyan hőszigeteléssel kell ellátni, amely legalább 24 órán keresztül képes biztosítani a hőmérséklet és a relatív légnedvesség stabilitását.
- Az épület légszigeteltsége akkor megfelelő, ha a természetes légcsere mértéke az új épületeknél a napi egy‐két, az adaptált épületeknél pedig a három‐négy légcserét nem haladja meg.
- A környezeti állandóság érdekében a jelentősen eltérő klímájú helyiségeket egymástól ajtókkal, lezárt terekkel (zsilipekkel) kell elszigetelni.
- Új épületek, helyiségek használatbavétele előtt meg kell várni a belső környezeti viszonyok stabilizálódását (ajánlott idő: egy‐két hónap).
Védelmi szempontok
- A tervezés során a vagyonvédelemre és a tűzvédelemre vonatkozó jogszabályi előírásokon túlmenően figyelembe kell venni a vízkárok, valamint a rágcsálók és rovarok elleni védekezés szempontjait is.
- Az épület padozata, földfelszín alatti szintek esetében az oldalfalak is legyenek vízzáróak. Ha a vízbetörés lehetőségét teljesen nem lehet kizárni (árvíz, belvíz, utcai főnyomócső közelsége stb.), az irattárakban biztosítani kell a vízelvezetést.
- A huzalok, vezetékek be‐ és kivezetési pontjait úgy kell tömíteni, hogy azok mentén rovarok és rágcsálók ne juthassanak be az épületbe, illetve az irattárakba. A szellőzőnyílásokat hálóval vagy szűrővel kell ellátni. Álmennyezetek alkalmazását kerülni kell, mert az elfedett, ellenőrizetlen terek állandó veszélyforrást jelentenek.
A megelőző állományvédelmi tevékenység megszervezése és folyamatos végzése
A képzési és továbbképzési lehetőségek biztosításával, gondoskodni kell arról, hogy az iratkezelők és irattárosok az alapvető állományvédelmi ismeretek birtokában, azt hasznosítva végezzék napi tevékenységüket.
Az irattári anyag épségét veszélyeztető események (pl. épület beázása, a falak átnedvesedése, az elektromos vezetékek és berendezések hibájából származó tűzeset, rovarinvázió stb.) megelőzése érdekében kiemelt figyelmet kell fordítani az irattári épület műszaki állapotának állandó ellenőrzésére és karbantartására.
A irattári anyagra veszélyes rágcsálók és rovarok elleni védekezés részeként:
- az irattári épületet és annak környezetét tisztán kell tartani, a szeméttároló edényeket fedéllel ellátva, az épülettől távol kell tartani;
- ügyelni kell arra, hogy az irattári épület közvetlen közelében ne legyenek fák és bokrok;
- ki kell zárni annak lehetőségét, hogy az irattárakba és minden olyan helyiségbe, ahol irattári anyagot átmenetileg tárolnak vagy használnak, élelmiszer, továbbá cserepes növény vagy vágott virág kerülhessen.
A megelőző állományvédelmi tevékenységet a irattári anyag egészére kiterjedő állapotfelmérés és az ehhez kapcsolódó — több évre szóló — állományvédelmi terv alapján kell megszervezni.
Az állományvédelmi terv alapján, előre meghatározott rendszerességgel kell végezni:
- az irattári anyag portalanítását;
- az irattári anyag állapotának ellenőrzését (megfigyelését, tanulmányozását);
- a tárolóeszközök és a védőborítók szükséges cseréjét;
- az irattári anyag biztonsági célú lemásolását és ennek előkészítését;
- a használati célú másolatok elkészítését;
- a károsodott dokumentumok konzerválását, restaurálását;
- a kép‐ és hangfelvételek, valamint a számítástechnikai adathordozók karbantartását és átmásolását.
Ki kell alakítani az előző bekezdésben felsorolt feladatok dokumentálásának rendjét, valamint a dokumentáció megőrzésének és időszakonkénti értékelésének, elemzésének gyakorlatát.
Soron kívül kell intézkedni a rágcsálók, rovarok és mikroorganizmusok által megtámadott fertőzött dokumentumok megfelelő kezeléséről, illetve a irattári anyagot ért egyéb, súlyos károsodások (pl. elázás) következményeinek enyhítéséről.
A speciális felszereltséget igénylő, nagyobb volumenű munkálatok (iratköltöztetés, iratfertőtlenítés, konzerválás, restaurálás stb.) elvégzésével megfelelő garanciákkal rendelkező, az irattári anyag kezelésének követelményeit ismerő, a szükséges eszközökkel bíró külső céget lehet csak megbízni. A szolgáltatóval kötött írásos megállapodásnak az irattári anyag épségét és biztonságát érintő minden lényeges kérdésre ki kell térnie.
