Iratkezelés

Papíralapú dokumentumokkal kapcsolatos tevékenységek
Kérjen ajánlatotReferenciák

Iratrendezés

Iratkezelési szolgáltatás

Bizonyos területeken a digitális dokumentumkezelés csak választható lehetőség, és mindenképp szükség van a papíralapú dokumentumok, iratok kezelésére.

Iratrendezési szolgáltatásunk széleskörű:

  • Javasolt lehet rendezetlen iratanyagok irattári betárolása esetén: amikor az irodában tárolt dossziékban, genothermekben rendezett anyagokat szortírozni, rendszerezni szükséges, hogy a visszakeresés biztosított legyen.
  • Selejtezési eljárást teljes körűen lebonyolítjuk, a selejtezhető iratokat kiválogatjuk akár rendezett az irattár, akár akkor is, ha a rendezetlen iratokat kell szortírozni, válogatni.
  • A szakszerűtlenül, rendezetlenül kezelt és tárolt iratanyag rendezésével hatékonyabbá válik az irattár, a visszakeresés, és akár a tárolási költségek is csökkenthetők.
  • A rendezési irányelveket és visszakereshetőség szempontjait a feladat megkezdése előtt egyeztetjük Partnerünkkel. Igény esetén –amennyiben a szervezet még nem rendelkezik vele – elkészítjük az Irattári tervüket is (lásd bővebben: Iratmegőrzési szabályok).

A rendezési tevékenység során az iratanyagot három fő csoportra osztjuk szét: 

  1. Ügyviteli szempontból meghatározott ideig megőrzést igénylő iratok (pl.: termeléssel, ügyvitellel-működéssel, pénzügyi-számviteli szabályozással vagy bér-munkaüggyel összefüggő dokumentumok). 
  2. Maradandó, a cég történetében meghatározó jelentőségű iratok. Közfeladatot ellátó szervezetek esetén, ezek kerülnek Levéltári átadásra. Egyéb esetben ide soroljuk azokat a cégiratokat (pl. alapítás, átszervezés iratai, aláírási címpéldány, ingatlanok tervrajzai), melyek nem selejtezhetők későbbi időpontban sem, örökös megőrzésükről gondoskodni szükséges.

Az első két pontban meeghatározott továbbőrzendő iratok esetén a rendezés történhet: szervezeti egységenként, irat típusa szerint, azonosító szerint „tól-ig”, kronológiai sorrendben. A rendezés során elektronikus iratjegyzéket készítünk az iratokról, melynek tartalma: doboz azonosító sorszám, irat megnevezése, iratazonosító (tól-ig) vagy irat keletkezése (intervallum), őrzési idő, selejtezhetőség éve (A rögzítésre kerülő adatok körét a munka megkezdése előtt minden esetben előre egyeztetjük Partnerünkkel).

  1. Selejtezhető iratok: az Irattári Terv szerint lejárt őrzési idejű iratok, duplikált példányok, ceruzás jegyzetek, melyek elszállítunk megsemmisítés céljából. A selejtezésre előkészített iratanyagokról elkészítjük a Selejtezési Jegyzőkönyvet és iratjegyzéket, melyet közös ellenőrzés és jóváhagyó aláírás, valamint levéltári jóváhagyás után tekintünk elfogadottnak. 

A jóváhagyást követően történhet a selejtezett iratok megsemmisítése. DWS a selejtezésre jóváhagyott dokumentumok megsemmisítését, megsemmisítésre történő elszállítását Megrendelő erre vonatkozó megrendelése alapján végzi el. 

Az iratanyagok rendezése során, amennyiben felmerül az igény, és az szükséges, az illetékes Levéltárral a folyamatos ügyintézést bonyolítjuk.

nyilvántartás készítés

Iratkezelési szolgáltatás

Az iratrendezési munka eredményeként, vagy rendezett iratanyag jegyzékelése, vagy akár a digitalizálás során létrejön az iratnyilvántartás. Az adatok körét, és a nyilvántartás szintjét a jegyzékelési, adatrögzítési munka megkezdése előtt Partnerünkkel részletesen egyeztetjük. Ezek a szintek a következők:

  1. Ügyirat szintű: 

Iratszinten, lapszinten azonosítjuk az ügyiratokat, melyről egyedi azonosítót és további visszakeresést biztosító meta-adatokat rögzítünk (pl. szerződésszám, kárszám, ügyviteli rendszer által generált sorszám, bizonylatszám). 

  1. Dosszié szintű:

 A/4-es irattartók (gyűrűs dosszié, függesztett mappa, hajtós dosszié, stb.)  tartalmára vonatkozó információk kerülnek rögzítésre a nyilvántartásban, a dosszié felirata alapján (pl.: azonosító adat „tól-ig” értéke vagy a keletkezés dátum intervalluma szerint).

  1. Doboz szintű: 

A nyilvántartásban dobozonként határozunk meg gyűjtő információkat, mely alapján adott doboz, és az azokban tárolt iratok visszakereshetőek (egy doboz kb. 4 vagy 5, 8 cm-es gyűrűs dosszié tárolására alkalmas hullámkarton tároló egység). A nyilvántartás egy sora/rekordja a doboz teljes tartalmának bármely azonosító adatának „tól-ig” értéke vagy a keletkezés dátum intervalluma szerint, illetve egyéb azonosító adat igények szerint.

Bértárolás

Iratkezelési szolgáltatás

A DWS vállalja gazdálkodó szervezetek iratanyagainak bérirattárba történő kiszervezését. Segítünk a megfelelő szolgáltató kiválasztásában, az irattári folyamatok kidolgozásában, illetve előkészítjük az iratokat az irattári átadás-átvételhez. (bővebben: Iratrendezés) Külső irattári szolgáltató esetén az iratokat jellemzően szabvány méretű és minőségű dobozokban rendezetten kell átadni, illetve rendelkezni kell az irattári anyagról nyilvántartással, mely az iratok visszakereshetőségét biztosítja. (bővebben: Nyilvántartás készítés). DWS elvégzi az iratok rendezését, dobozolását és iratjegyzék készítését.

Helyhiány esetén indokolt lehet az irattár-, az iratok archiválásának kiszervezése. Akkor is előny, ha figyelembe vesszük, hogy az irodai környezetben történő irattárolás sokkal drágább, mint egy szolgáltató által üzemeltetett irattár igénybevétele, ahol nem négyzetméter alapon, hanem a ténylegesen betárolt doboz mennyiség alapján kell havidíjat fizetni. A külső irattári szolgáltatás remek lehetőség az irodai hely felszabadítására. További előny, hogy nem szükséges drága irodai vagy irattári berendezések, állványok, polcok, dobozmozgatásra alkalmas eszközök (targonca, béka, molnárkocsi) beruházására költeni.

A tárolt iratok védelme fontos szerepet kap, az iratok nem sötét,  dohos pincékben, hanem magas biztonsági szintnek megfelelő, az iratok állagvédelmét is biztosító, hatékony visszakeresést biztosító ingatlanban, tárolási rendszerben kerülnek elhelyezésre (bővebben: Irattárra vonakozó előírások). Egy hatékony szolgáltatás megoldást jelenthet, ahol az iratok tárolása problémát jelent vagy költséges. Az irattári szolgáltató elektronikusan, szkennelve vagy az iratok, dobozok fizikai szállításával is képes az adatok szolgáltatására, iratanyagból történő visszakeresések teljesítésére. 

További fontos előny, hogy a szolgáltató vállalja, hogy az irattári anyagot karbantartja, azaz a tárolási díjban benne foglaltatik az éves selejtezés és amennyiben felmerül a levéltári átadás.

Szállítási tevékenység felmerülhet üres csomagolóeszközök kiszállításakor, iratok feldolgozásra, digitalizálásra üzembe történő elszállítása esetén, valamint iratanyag irattába történő szállításakor, és a selejtezhető iratanyag megsemmisítésre történő elszállításakor.

Megbízott üres csomagolóeszközök szállítása esetén lapra szerelt dobozokat szállít ki Partnere telephelyére, egyeztetett címre, egyeztetett időpontban.

A szállítás zárt, szennyeződésektől mentes tehergépjárművel, útmegszakítás nélkül folyik. 

DWS a dobozok, zsákok fel és lerakodásához megfelelő létszámban rakodói munkaerőt biztosít a szállítás napjára.

Megsemmisítés

Iratkezelési szolgáltatás

Az iratselejtezést követően vállaljuk a selejtezett iratanyagok szakszerű megsemmisítését, amely a megrendelő által jóváhagyott selejtezési jegyzőkönyv alapján történik. A kiselejtezett iratanyagot cégünk lezárt csomagokban, zárt tehergépjárművel szállítja el megsemmisítésre.  A zúzás során létrejött zúzalék nem reprodukálható, papírgyári újra hasznosításra kerül – a környezetvédelmi szempontoknak megfelelően.

A megsemmisítés tényéről Megsemmisítési Jegyzőkönyv készül, melyet megküldünk Partnerünk részére. Igény szerint a megsemmisítésnél közjegyzői, illetve megbízói jelenlétet biztosítunk.

Készen áll a projekt indítására?

ingyenes felmérés
Lépjen kapcsolatba velünk