Dokumentumkezelés felsőfokon!
Teljes körű szolgáltatásunk egyik alapvető részét képezi a dokumentumkezelés, hiszen bizonyos területeken vagy nem megengedett, vagy nem célszerű teljesen átállni a digitális iratokra. Szakértőink vállalják ezen iratok szakszerű rendezését, nyilvántartásuk elkészítését, és igény esetén a bértárolást is, legyen szó akár meghatározott ideig megőrzendő, akár ténylegesen maradandó dokumentumokról.
A dokumentumkezelés adott esetben rengeteg időt és energiát igényelhet, ezért is célszerű külső szakértőknek kiszervezni. A nyilvántartás szintje (ügyirat, dosszié, doboz) és az esetleges selejtezés mindig egyeztetésre kerül. A bértárolás maximális biztonság mellett történik, ahogy a selejtezésre kerülő iratok esetében is garantált a teljes körültekintés.
Ismerje meg dokumentumkezelés szolgáltatásunk részleteit, és vegye fel velünk a kapcsolatot!
tevékenységek
Digitalizálás
Digitalizáláskor a papíralapú dokumentumot elektronikussá alakítjuk. A digitális dokumentumokat olcsóbb tárolni és keresni is.
Szkennelés
A szkennelés során a dokumentumról fénykép készül. Többféle gépet használunk a dokumentum típusától függően. A szkennelés történhet nálunk, de az ügyfél eszközeivel is.
OCR
Az optikai karakterfelismerés (OCR) során a képet szöveggé alakítjuk. Ez ma már nagyon jó hatékonyságú, lézernyomtatóval készült dokumentumok esetén 99,9%-ot meghaladó a helyesen felismert karakterek aránya.
Adatfeldolgozás
Az adatfeldolgozás során vonalkódot, valamint különböző azonosítókat, címkéket rendelünk dokumentumokhoz. Ez történhet kézzel, de a szöveg alapján mesterséges intelligencia segítségével is.
hitelesítés
Ma már jogilag lehetőség van a papíralapú dokumentummal egyenértékű, ún. hiteles másolat készítésére is. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumot elektronikus aláírással és időbélyeggel kell ellátni, ami tanúsítja, hogy az megegyezik az papíralapú dokumentummal.
Iratkezelés
A papíralapú dokumentumok még sokáig velünk lesznek: addig is rendezni, tárolni kell őket, végül pedig megsemmisíthetőek.
Iratrendezés
Az iratok sokszor nem a megfelelő mappákban találhatóak meg. Iratrendezés során a helyükre tesszük őket.
Nyilvántartás készítés
A rendezett iratokat vonalkóddal látjuk el, majd rögzítjük, hogy melyik irat fizikailag hol helyezkedik el.
Bértárolás
Lehetőség van az iratok erre szakosodott, külső raktárakban történő tárolására.
Megsemmisítés
Amennyiben a dokumentumot, már nem kell őrizni, vagy arról hiteles másolat készült, a papíralapú dokumentum biztonságos környezetben megsemmisíthető.
Tanácsadás
Ügyfeleink tevékenységét egyedi tanácsadással is segítjük.
iratkezelési szabályzat elkészítése
Vállaljuk az iratkezeléssel kapcsolatos céges szabályzatok elkészítését.
Üzleti folyamatok újraszervezése (BPR)
Amennyiben az iratkezelés módja megváltozik, vagy bizonyos folyamatok digitálissá válnak, az maga után vonja az üzeti folyamatok átalakítását. Ezt tanácsadással segítjük.
