A könyvelési tevékenység számára adódik a digitalizálás igénye, hiszen a tevékenységet jellemzően nem az ügyfelek irodájában, hanem saját irodában, vagy a munkatársak otthonról, távmunkában végzik, így szükség van a digitális iratok meglétére.
A könyvelés digitalizálása jellemzően úgy zajlik, hogy a cég papíralapú dokumentumait az ügyfél saját multifunkcionális gépével szkenneli, majd feltölti azt a könyvelő által megadott helyre. DocIT rendszerünk használata esetén ekkor megtörténik a dokumentum optikai karakterfelismerése (OCR-ezése) is.
Az adatrögzítés ezután történhet a hagyományos kézi rögzítéssel, de mesterséges intelligenciával segítve is.
Belföldi számlák esetében rendelkezésre áll már digitális forrásból származó adat is a NAV-tól, ez szolgálhat kontroll funkciót, de lehet elsődleges forrás is, ebben az esetben a szkennelt dokumentumokkal kell a tartalmat egybevetni.
Ugyanez a helyzet a bankszámlakivonatok esetében, ahol a PSD2 irányelv miatt kifejlesztésre kerültek azok a banki interfészek, amiken keresztül ezek digitális forrásból elérhetővé váltak közvetlenül a bankból, vagy valamilyen aggregátor cégtől letöltve.
A könyvvizsgálat ugyan kevésbé rendszeres tevékenység, és adatrögzítést jellemzően nem igényel, azonban annak elvégzését is segíti, ha valamennyi számviteli bizonylat digitálisan rendelkezésre áll.
A digitalizálás előnye könyvelés és könyvvizsgálat esetében:
- Az átadott dokumentumok azonnal rendelkezésre állnak, így a könyvelés kampányjellege csökkenthető
- A dokumentumok távolról elérhetőek, lehetővé téve a távmunkát
- Az adatrögzítés mesterséges intelligenciával segíthető
- Szabad szöveges keresés segíti egy adott bizonylat megkeresését
- A könyvelési rendszerben (amennyiban az lehetőséget ad rá) a digitális irattárra hivatkozással a bizonylat vizuálisan megjeleníthető
A hitelezési rendszerek általában nem tartalmazzák a hitelek alapjául szolgáló szerződéseket, se a fedezeti, biztosítéki szerződések részletes adatait. Ez azért van így, mert ezek a rendszerek elsősorban a hitelek pénzügyi teljesítésével, kamatainak, költségeinek számításával foglalkoznak.
A szerződésekre akkor van szükség, ha nemfizetés miatt a hiteleket újra kell tárgyalni, az állományt el kell adni, vagy legvégső esetben érvényesíteni kell a fedezeteket. Ezekben az esetben azonban lényeges, hogy a szerződések gyorsan és megfelelő minőségben rendelkezésre álljanak. Erre jelenthet megoldást a digitális dokumentumkezelés.
A gyorsaság azért fontos, mert bizonyos eljárásokban (például csőd- és felszámolás) a követelés bejelentésének elmaradása jogvesztő hatályú. A megfelelő minőség pedig azért fontos, mert ha kiderül, hogy a szerződés teljesen vagy részlegesen nem érvényes, mert például nincs megfelelő módon aláírva, szintén jelentős gazdasági kár keletkezik. Adatfeldolgozási szolgáltatásunk hatékonyan segítheti ennek elkerülését.
Mivel minden szervezet működésében vannak hibák, ezért érdemes lehet a hitelek és a biztosítékok szerződéseit digitalizálni és megelőző céllal ellenőrizni azok teljességét és érvényességét, valamint konzisztenciáját a banki rendszerekben szereplő adatokkal. A megelőzés azért fontos, mert amennyiben hiba, hiányosság tapasztalható, azt nyilván könnyebb pótolni addig, ameddig az ügyfél fizetőképes.
A projekt során digitalizáljuk és OCR-ezzük a szerződéseket. Ezt követően mesterséges intelligencia segítségével például az alábbi ellenőrzéseket végezhetjük el:
- A hitelszerződés aláírói konzisztensen vannak-e feltüntetve (a főszövegben annak a neve szerepel-e, akinek a neve az aláírásnál) és az adott pillanatban jogszerűen képviselték-e a pénzügyi intézményt
- A hitelszerződés fő adatai (partnernevek, összeg, lejárat stb.) egyeznek-e a banki rendszerben szereplő adatokkal
- Létezik-e az adott fedezetre vonatkozó zálogszerződés és közjegyzői okiratba van-e foglalva
- A zálogszerződés fő adatai (partnernevek, összeg) egyeznek-e a banki rendszerekben szereplő adatokkal
- Amennyiben rendelkezésre állnak külső kontrollinformációk (pl. Takarnet, MOKK hitelbiztosítéki nyilvántartás), az összevetés velük is megtörténhet
Az egészségügyben a digitalizáció leginkább azért éri meg, mert kifejezetten hosszú ideig kell a dokumentációt tárolni: a röntgenleleteket például 30, a műtéti dokumentációt pedig 50 éven át kell megőrizni. Ez olyan hosszú idő, hogy a digitalizálás önmagában a tárolási költségen is meg tud térülni.
A meglévő papíralapú dokumentációt tehát érdemes digitalizálni, az újonnan keletkező esetében pedig célszerű teljes egészében elkerülni a papíralapú előállítást, és egy hatékony dokumentumkezelő rendszert alkalmazni. A dokumentumok orvos és ügyfél általi hitelesítése megtörténhet például biometrikus azonosító segítségével.
A dokumentum digitalizálás előnyei az egészségügyi intézményekben tehát az alábbiak:
- Kisebb élettartamra vetített tárolási és keresési költség
- A dokumentáció a rendszerből elérhetővé tehető a betegek számára
- A leletekből kinyerhető információ tudományos kutatásokra, új szolgáltatások értékesítésére is lehetőséget ad
A jog- és adótanácsadási tevékenység során jellemzően sok ügyféldokumentummal találkozik a cég, így ezek rendszerezett tárolása és keresése nem könnyű, hiszen a dokumentumok rendszere cégenként eltérő. Az ügyfelek a dokumentumokat sokszor már szkennelve bocsátják rendelkezésre. Emellett nő a már eredetileg is elektronikusan keletkező dokumentumok aránya is. A háromféle dokumentumot (elektronikus, papíralapú szkennelt, papír) célszerű egy rendszerben kezelni, ami digitalizálás nélkül lehetetlen. Ez a hatékony dokumentum menedzsment alapja.
A docIT rendszerben megvalósítható a dokumentumok egységes kezelése. Lehetőség van az ügyfelek által szkennelt dokumentumok utólagos OCR-ezésére is, így azok kereshetővé válnak.
A digitalizálás előnyei tehát az alábbiak:
- Iratok egységesen rendszerezett tárolása
- Elektronikus és papíralapú ügyféldokumentumok egységes rendszerben és munkafolyamatban történő kezelése
- Szabályozható hozzáférés az ügyféldokumentumokhoz
- Mesterséges intelligenciával képezhető, kereshető azonosítók (dátum, partnernév, irattípus stb.)
- Szabad szöveges keresés
