Megoldások
Alkalmazási területek
A digitalizálás a vállalati folyamatok szinte minden pontján tud értéket teremteni, de van néhány terület, ahol a hozzáadott érték kiemelten nagy.
digitális szerződésnyilvántartás
Az egyik leggyorsabban megtérülő beruházás az aktív szerződések digitalizálása. Ez azért van így, mert ezeket általában az irodában kell tárolni és sokat kell bennük keresni. A digitalizált nyilvántartás bárhonnan elérhető és szabad szövegesen kereshető.
digitális postázó
Amennyiben egységesíteni akarjuk a digitális és papíralapú dokumentumok kezelését, valamennyi beérkező papíralapú dokumentumot digitalizálni kell. Ez a feladata a digitális postázónak. Vállaljuk ennek kiszervezését.
digitális irattár
A digitális irattár nemcsak a szerződések, hanem valamenni céges dokumentum rendezett, szövegesen kereshető nyilvántartását jelenti. Az irattárra ezt követően ráépíthetőek a céges dokumentumkezelési folyamatok is.
virtuális adatszoba
Cégeladás esetén gyakori, hogy átvilágítás készül, azaz szakrtők áttekintik a céges dokumentumokat. Ez korábban egy fizikailag is létező, ún. adatszobában zajlott, ma már történhet digitalizált dokumentumok segítségével.
Iparágak
Bizonyos tevékenységeket minden iparágban megéri digitalizálni, más tevékenységeket viszont csak bizonyos iparágakban.
Könyvelés és könyvvizsgálat
Könyvelés és könyvvizsgálat esetén nincs már szükség a fizikai dokumentumok könyvelőkhöz, könyvvizsgálókhoz történő szállítására, elég a szkennelt példányok átadása. Az OCR és a mesterséges intelligencia révén pedig az adatrögzítés is automatizálható.
hitelezés
A hitelezés sorána banki rendszerek általában a hitelek alapadatait tartják nyilván, maguk a szerződések és a fedezetek jogi dokumentumait nem. Ezekre nincs is általában szükség, csak akkor, ha az ügyfél nem fizet. Ilyenkor a fedezet érvényesítése múlik azon, hogy ezek a dokumentumok megfelelő időben és minőségben rendelkezésre állnak-e. Mivel előre nem lehet tudni, melyik hitellel lesz baj, célszerű a teljes állományt digitalizálni.
egészségügy
Az egészségügyben egyrészt speciális szabályok vontkoznak a dokumentumok őrzési idejére (30, illetve 50 év), másrészt szükség lehet a korábbi dokumentáció elérésére, ha a beteg kórtörténetét valaki át akarja tekinteni. A betegakták még ma is jellemzően papíralapúak, melyek digitalizálásával hatalmas költségcsökkentés és ügyfélélmény javítás érhető el.
Jog- és adótanácsadás
A jogászok és adótanácsadók nagyon sok dokumentummal dolgoznak, amelyek nagy ráadásul különböző ögyfelekhez köthetőek. A digitalizált dokumentumok számos előnnyel járnak számukra: nem foglalnak el helyet az irodában, könnyen és költségmentesen kereshetőek, és összetett vizsgálatoknak is alávethetőek (pl. melyik szerződésben van kikötve kötbér stb.)