Szolgáltatásaink
Digitalizálás
Digitalizáláskor a papíralapú dokumentumot elektronikussá alakítjuk. A digitális dokumentumokat olcsóbb tárolni és keresni is.
szkennelés
Szkenneléskor a papíralapú dokumentumokról fényképeket készítünk, valamint optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver segítségével szöveggé is alakítjuk, ezekből pedig ún. kétrétegű PDF fájlt készítünk.
adatfeldolgozás
A dokumentum kiemelt információit (pl. partnerek, dátum, típus) adatként is rögzítjük. Ez történhet kézzel, vagy a szöveges infromációból mesterséges intelligencia segítségével kiolvasva is.
hiteles másolatkészítés
Ma már a jogszabályi lehetőség adott, hogy az elektronikus dokumentum jogilag teljesen helyettesítse a papíralapút. Ehhez a másolatot minsőített aláírással és időbélyeggel kell ellátni. Ezt követően a papíralapú változat akár meg is semmisíthető.
Iratkezelés
A papíralapú dokumentumok még sokáig velünk lesznek: addig is rendezni, tárolni kell őket, végül pedig megsemmisíthetőek.
iratrendezés
Az iratrendezés a dokumentumok azonosítóval történő ellátását, kiemelt információinak és tárolási helyének rögzítését jelenti.
bértárolás
Az iratok rendezés után általában fizikailag kevesebb helyet foglalnak el, és erre szakosodott raktárokban helyezhetőek el.
megsemmisítés
Amennyiben a papíralapú dokumentumot már nem kell őrizni, vagy hiteles másolat készült róla, a papíralapú változat megsemmisíthető.
Legyen szó elektronikus dokumentumról vagy papíralapú iratról, a hatékony dokumentum menedzsment minden vállalat számára elemi érdek. Az egyes munkafolyamatok meggyorsításának és megkönnyítésének produktív eszköze a digitalizálás. A dokumentum szkennelésre és a dokumentumkezelő szoftverre alapozott rendszerrel egyszerűen kereshetővé válnak az adatok, és átláthatóvá válnak a folyamatok. A jogszabályok miatt megőrizni szükséges hagyományos iratok tárolásának és rendezésének idő- és munkaerő-igényes feladatát szintén hatékonyan végezzük, így a vállalatoknak költséghatékony megoldásokat nyújtunk dokumentumkezelés területén.
Megoldások
Digitális szerződés-nyilvántartás
Távolról is elérhetővé, és szövegesen kereshetővé teheti szerződéseit, akár mint az email-eket. A szerződések a legfontosabb digitális iratok közé tartoznak, így a nyilvántartás hatékonyabbé teszi a munkafolyamatokat.
virtuális adatszoba
Cég- vagy üzletág eladáskor az átvilágítást végző szakértők távolról, “láthatatlanul” is tudnak dolgozni. Így a digitalizálásnak köszönhetően átláthatóbbá, gyorsabbá és diszkrétebbé válik az átvilágítás folyamata.
Digitális postázó
A cégbe érkező valamennyi papíralapú dokumentum digitalizálódik, így nem vész el és azonnal a címzetthez tud kerülni. A dokumentumkezelő rendszer által az iratok így egységesen elektronikussá válnak.
Digitális irattár
A cég papíralapú és elektronikus dokumentumai egységes felületről érhetőek el, így egységes munkafolyamatban kezelhetőek. A dokumentációs rendszer gyors és költséghatékony megoldás bármely cég, vállalat számára.
Irat szkennelés-Digitalizálás
Irat szkennelés, dokumentum digitalizálás gyorsan és egyszerűen. Tapasztalt cégünk naprakészen rendelkezik minden technikai, tárgyi és humán erőforrással, ami a megbízható dokumentum szkenneléshez elengedhetetlen.
Dokumentum feldolgozás
Szabaduljon meg a papír alapú dokumentumaitól! A digitalizálással és az elektronikus iratkezelési rendszerünk használatával időt és pénzt takaríthat meg, miközben a munkafolyamatok átláthatóbbak, hatékonyabbak lesznek.
Dokumentumkezelés
Professzionális dokumentum menedzsment. Teljes körű, digitális dokumentumkezelés az egyes vállalatok, cégek elvárásaira és igényeire hangolva, mindig az érvényben lévő törvényi szabályozásnak eleget téve.
Dokumentumkezelő szoftver
Költséghatékony tárolás és kereshetőség. A DocIT felhőalapú digitális irattárrendszer megbízható és biztonságos, felépítése átlátható és logikus, kezelhetősége egyszerű – ebben rejlik a dokumentumkezelés hatékonysága.
Referenciák
Digitális szerződésnyilvántartás
Mercarius Flottakezelő
2020 nyarán a Mercarius Flottakezelő csaknem 7000 szerződésének digitalizálása mellett döntött annak érdekében, hogy a kollégák azokhoz home office-ból dolgozva is hozzáférjenek.
Rólunk
Bemutatkozás
A DWS Digital Kft.-t a DWS csoport és a Ramasoft csoport alapította 2020-ban. Digitalizálási és iratkezelési valamint dokumentációs rendszer megoldásainkkal több, nagy múltú multinacionális és hazai cég dokumentumkezelési folyamatait optimalizáljuk. Célunk, hogy az egyre gyorsabban átalakuló világunkban segítsük a vállalatokat papíralapú dokumentumaik digitalizációjában, illetve digitális irataik könnyű kezelésében, csökkentve a költségeket és növelve a hatékonyságot.
- Digitalizálás
- Iratkezelés
- Tanácsadás
év tapasztalat
felhasználó
dokumentum
Tapasztalat
- Irattár üzemeltetés
- Bértárolás
- Digitalizálás
- Megsemmisítés
know how
- Saját fejlesztésű digitális irattár szoftver
- Egyedi OCR segítő fejlesztések
- Mesterséges intelligencia alapú adatrögzítés
Elektronikus számla archiválás 2025-től: Miért fontos és hogyan készüljön fel rá?
Mi az elektronikus számla archiválás? Az elektronikus számla archiválás egy olyan folyamat, amely biztosítja, hogy az elektronikus számlák hosszú távon, biztonságosan és a jogszabályoknak megfelelően tárolódjanak. Az archiválás célja, hogy a számlák hitelesek...
