
Fő Funkciók
- Főbb fájlformátumok kezelése (PDF, DOCX, XLSX, JPG)
- Szövegréteget nem tartalmazó képfájlok utólagos OCR-ezése
- Megjelenítés, letöltés, nyomtatás
- Szabad szöveges keresés
Technológia
- Felhőalapú
- Webböngészőben fut
- Platform- és képernyőméret független
- Többszörösen redundáns, titkosított tárolás
Jogosultságok
- Szerepkörök
- Felhasználói csoportok
- Felhasználók mappákhoz és címkékhez is rendelhetők
- Fájlok korlátozott ideig megoszthatók nem felhasználókkal is (linkkel)
- Eseménynapló
Előnyök
- Költségmentes tárolás és keresés
- Szabályozott hozzáférés
- Szabadszöveges keresés
- Mappákkal és címkékkel az “elektronikus szemétdomb” rendezhető

Főbb funkciók

Fájlkezelés
A dokumentumkezelő szoftver képes a leggyakrabban használt formátumok (PDF, DOCX, XLSX, JPG) kezelésére, így egy rendszerben kezelhetők a szkennelt és a már elektronikusan létrejött dokumentumok.
A fájlok a rendszerbe érkezhetnek egy dedikált email címen keresztül, vagy tömeges FTP feltöltéssel, de természetesen kézi feltöltéssel is.
Van lehetőség a fájlok kézi és tömeges letöltésére is.
OCR és adatrögzítés
Amennyiben egy feltöltött PDF fájl tartalmaz szövegréteget (mert korábban ár OCR-ezve lett), illetve word dokumentumok esetén a fájlban található szöveget használja fel a rendszer.
Amennyiben azonban a szövegdokumentum csak képként áll rendelkezésre, akkor az OCR-ezést a rendszer is el tudja végezni.
A szöveg alapján automatikus adatrögzítés is végezhető a dokumentumkezelő szoftver segítségével: mesterséges intelligencia kikeresi a megfelelő azonosító adatokat (pl. dokumentumtípus, adószám, partnernév, dátum stb,). Amennyiben egyértelmű, az adatrögzítés meg is történik. Ha több lehetséges adatot talál a rendszer, akkor a felhasználónak választani kell a lehetséges értékek között.

Rendezés
Mappák és címkék
A rendszerben a dokumentumok két elv szerint rendezhetők: egyrészt követhető egy már kialakított mappastruktúra (pl. Könyvelés/2020/11), de van arra is lehetőség, hogy a dokumentumokhoz címkéket rendeljünk (pl. Könyvelés, 2020, 11).
A dokumentumkezelő szoftver mappa- és címkerendszere több funkciót is betölt: egyrészt eszerint lehet szűrni a megjelenítendő dokumentumokat, másrészt ehhez lehet kötni a felhasználói jogosultságokat.
Infrastruktúra
Tárhely és biztonság
A rendszert futtató hardverek egy magyar internetszolgáltató adatközpontjában vannak elhelyezve, annak üzemeltetését mi végezzük. Az éles változaton kívül két másik, helyileg független helyen tárolunk másolatot a rendszer aktuális állapotáról. A kommunikáció titkosított csatornán (https) keresztül folyik, a tárolt fájlok titkosítva vannak.
A rendszer által használt alapszoftvereknek mindig a legfrissebb változatát használjuk. A rendszeren évente egyszer behatolási tesztet végeztetünk egy ilyen feladatokra szakosodott céggel. A vizsgálatok során esetleg talált hiányosságokat fejlesztőink kivédik.