Funkció lista és díjszabás
DWS Digital Tipp: Az éves előfizetéssel pénzt takaríthat meg!
BASIC
110 000 Ft évente
Ft9 167/hó
- 1 felhasználó
- 5GB tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba: 1 külsős felhasználó (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (200Ft / irat)
STANDARD
176 000 Ft évente
Ft14 667/hó
- 2 felhasználó
- 10GB tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba: 1 külsős felhasználó (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (200Ft / irat)
- Teljeskörű dokumentum tár: szabadon definiálható irattípusok és azokhoz kapcsolódó mezők (szerződéstár, munkaügyi iratok, projekt dokumentumok, stb.)
- Dokumentumok beküldése a rendszerbe emailen keresztül (pl. szamla@… delegált email címről, multifunkciós fénymásolóról)
PRO
Egyedi ajánlat
Egyedi ajánlat
- Korlátlan felhasználó
- Korlátlan tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba korlátlan fiókkal (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (egyedi ajánlat)
- Teljeskörű dokumentum tár: szabadon definiálható irattípusok és azokhoz kapcsolódó mezők (szerződéstár, munkaügyi iratok, projekt dokumentumok, stb.)
- Dokumentumok beküldése a rendszerbe emailen keresztül (pl. szamla@… delegált email címről, multifunkciós fénymásolóról)
- Kimutatások számla adatokhoz kapcsolódóan
- Automatizált adatkinyerés (pl. tajszám, adószám, szerződésszám, gazdasági eseményhez tartozó iratok összerendelése)
- Projekt/költséghely törzs kezelése
- Dolgozói törzs kezelése
- Felhasználókhoz kapcsolódó hozzáférési jogosultságok paraméterezhetősége
BASIC
30 000 Ft negyedévente
Ft 10 000/hó
- 1 felhasználó
- 5GB tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba: 1 külsős felhasználó (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (200Ft / irat)
STANDARD
48 000 Ft negyedévente
Ft 16 000/hó
- 2 felhasználó
- 10GB tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba: 1 külsős felhasználó (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (200Ft / irat)
- Teljeskörű dokumentum tár: szabadon definiálható irattípusok és azokhoz kapcsolódó mezők (szerződéstár, munkaügyi iratok, projekt dokumentumok, stb.)
- Dokumentumok beküldése a rendszerbe emailen keresztül (pl. szamla@… delegált email címről, multifunkciós fénymásolóról)
PRO
Egyedi ajánlat
Egyedi ajánlat
- Korlátlan felhasználó
- Korlátlan tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba korlátlan fiókkal (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználónak – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió (egyedi ajánlat)
- Teljeskörű dokumentum tár: szabadon definiálható irattípusok és azokhoz kapcsolódó mezők (szerződéstár, munkaügyi iratok, projekt dokumentumok, stb.)
- Dokumentumok beküldése a rendszerbe emailen keresztül (pl. szamla@… delegált email címről, multifunkciós fénymásolóról)
- Kimutatások számla adatokhoz kapcsolódóan
- Automatizált adatkinyerés (pl. tajszám, adószám, szerződésszám, gazdasági eseményhez tartozó iratok összerendelése)
- Projekt/költséghely törzs kezelése
- Dolgozói törzs kezelése
- Felhasználókhoz kapcsolódó hozzáférési jogosultságok paraméterezhetősége
Fő Funkciók
- Főbb fájlformátumok kezelése (PDF, DOCX, XLSX, JPG)
- Szövegréteget nem tartalmazó képfájlok utólagos OCR-ezése
- Megjelenítés, letöltés, nyomtatás
- Szabad szöveges keresés
Technológia
- Felhőalapú
- Webböngészőben fut
- Platform- és képernyőméret független
- Többszörösen redundáns, titkosított tárolás
Jogosultságok
- Szerepkörök
- Felhasználói csoportok
- Felhasználók mappákhoz és címkékhez is rendelhetők
- Fájlok korlátozott ideig megoszthatók nem felhasználókkal is (linkkel)
- Eseménynapló
Előnyök
- Költségmentes tárolás és keresés
- Szabályozott hozzáférés
- Szabadszöveges keresés
- Mappákkal és címkékkel az “elektronikus szemétdomb” rendezhető
Főbb funkciók
Fájlkezelés
A dokumentumkezelő szoftver képes a leggyakrabban használt formátumok (PDF, DOCX, XLSX, JPG) kezelésére, így egy rendszerben kezelhetők a szkennelt és a már elektronikusan létrejött dokumentumok.
A fájlok a rendszerbe érkezhetnek egy dedikált email címen keresztül, vagy tömeges FTP feltöltéssel, de természetesen kézi feltöltéssel is.
Van lehetőség a fájlok kézi és tömeges letöltésére is.
OCR és adatrögzítés
Amennyiben egy feltöltött PDF fájl tartalmaz szövegréteget (mert korábban ár OCR-ezve lett), illetve word dokumentumok esetén a fájlban található szöveget használja fel a rendszer.
Amennyiben azonban a szövegdokumentum csak képként áll rendelkezésre, akkor az OCR-ezést a rendszer is el tudja végezni.
A szöveg alapján automatikus adatrögzítés is végezhető a dokumentumkezelő szoftver segítségével: mesterséges intelligencia kikeresi a megfelelő azonosító adatokat (pl. dokumentumtípus, adószám, partnernév, dátum stb,). Amennyiben egyértelmű, az adatrögzítés meg is történik. Ha több lehetséges adatot talál a rendszer, akkor a felhasználónak választani kell a lehetséges értékek között.
Rendezés
Mappák és címkék
A rendszerben a dokumentumok két elv szerint rendezhetők: egyrészt követhető egy már kialakított mappastruktúra (pl. Könyvelés/2020/11), de van arra is lehetőség, hogy a dokumentumokhoz címkéket rendeljünk (pl. Könyvelés, 2020, 11).
A dokumentumkezelő szoftver mappa- és címkerendszere több funkciót is betölt: egyrészt eszerint lehet szűrni a megjelenítendő dokumentumokat, másrészt ehhez lehet kötni a felhasználói jogosultságokat.
Infrastruktúra
Tárhely és biztonság
A rendszert futtató hardverek egy magyar internetszolgáltató adatközpontjában vannak elhelyezve, annak üzemeltetését mi végezzük. Az éles változaton kívül két másik, helyileg független helyen tárolunk másolatot a rendszer aktuális állapotáról. A kommunikáció titkosított csatornán (https) keresztül folyik, a tárolt fájlok titkosítva vannak.
A rendszer által használt alapszoftvereknek mindig a legfrissebb változatát használjuk. A rendszeren évente egyszer behatolási tesztet végeztetünk egy ilyen feladatokra szakosodott céggel. A vizsgálatok során esetleg talált hiányosságokat fejlesztőink kivédik.
