Fogalomtár
Digitalizációval és iratkezeléssel kapcsolatos szakkifejezések Kérjen ajánlatotReferenciák
| Átadás | Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. |
| Besorolás | Az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma, azaz az Irattári terv egy kiválasztott kategóriájába. |
| Besorolási séma | Az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra; |
| Dokumentum | Egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum; |
| EDI | Az EDI (Electronic Data Interchange), azaz az úgynevezett Elektronikus Adatcsere olyan szabványok együttesét takaró fogalom, mely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok elektronikus cseréjét zárt rendszeren keresztül. Az ilyen rendszert egymás között alkalmazó szervezetek az EDI használatáról előzetesen írásban állapodnak meg. |
| Elektronikus aláírás | Elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Lehetővé teszi, hogy minden elektronikusan aláírt dokumentum olvasója ellenőrizni tudja a dokumentumot aláíró személyazonosságát, illetve a dokumentum sértetlenségét. A küldő úgynevezett privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentumfüggő, azaz ha bármilyen változtatás történik az aláírt állományban, akkor az elektronikus aláírás nem fejthető vissza. |
| Elektronikus archiválás (hitelesített) | Rendeletben szabályozott eljárás a hitelesített (joghatással bíró) elektronikus dokumentumok (pl. eSzámlák) hosszú távú megőrzésére. E szabályok szerint kell gondoskodni az archiválásról azon hivatalos dokumentumok esetében, melyekhez egyrészt megőrzési kötelezettség kapcsolódik, másrészt melyek elektronikus úton lettek létrehozva. A megőrzésre kötelezett kötelezettsége teljesítésére megbízhat minősített archiválás szolgáltatót, de gondoskodhat a megfelelő megőrzésről saját maga is. |
| Elektronikus archiválás | Hitelesítés nélküli elektronikus archiválás. |
| Elektronikus dokumentum | Számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet elektronikus adathordozón tárolnak. |
| Elektronikus számla | Az ÁFA törvény alapján a számlát papíron vagy elektronikus úton lehet kibocsátani. Az elektronikus úton kibocsátott számlák esetén biztosítani kell a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlenségét és eredetiségének hitelességét. |
| Elektronikus levelező program segítségével érkezett küldemény. | |
| Iktatás | Az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, és az iraton. |
| Iktatószám | Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot. |
| Irat (levéltári tv.) | Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; (Megjegyzés: az irat magában foglalhat egy, vagy több dokumentumot (pl. ha egy dokumentumhoz mellékletek is tartoznak), és bármilyen formátumban megjelenő bármely adathordozón rögzíthető. A dokumentum(ok) tartalmán túl környezetfüggő információkat is kell tartalmaznia, valamint (ha ez megvalósítható) strukturális információkat is (azaz, az irat alkotórészeit leíró információkat). Az irat fontos jellemzője, hogy nem változtatható meg.) |
| Irat nyomon követése | Irattal kapcsolatos elvégzett munkafolyamatokról, a papír alapú dokumentum fizikai elhelyezkedésről szóló információk. |
| Iratkezelés | Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. |
| Iratkezelési Szabályzat | Adott Szervezet írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely adott Szervezet szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. |
| Iratkezelő | Az ügyiratok kezelésével megbízott személy. |
| Iratkölcsönzés | Az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. |
| Iratok/küldemények átadása-átvétele | Küldemények, iratok fizikai, elektronikus mozgása a munkatársak, osztályok, szervezeti egységek között. |
| Irattári terv | Az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. |
| Irattári tétel | Az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. |
| Irattári tételszám | Az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; |
| Irattári tételszámmal való ellátás | Az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása; |
| Irattípus | Az iratnak minősülő és az adott ügykörhöz tartozó dokumentum fizikai megjelenési formája. |
| Irodai irattároló (őrzési egység) | A4-es vagy A3-as formátumú, zárható kartondoboz, mely biztosítja a tárolóban elhelyezett iratok hosszú távú állagmegőrzését. |
| Irodai rend | Az irodában folyó iratkezelési folyamatokhoz, operatív iratkezelési feladatokhoz kapcsolódó rend meghatározása, mely pontosan megadja az irodában tárolható dokumentumok helyét és tárolásának módját. |
| Konverzió (hiteles, elektronikus) | Papír alapú dokumentumról (pl. számla) joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolat készítés. A másolatkészítés szabályait az úgynevezett Konverziós rendelet tartalmazza. A legfontosabb szabályok: az elektronikus másolatnak az eredeti papíralapú dokumentummal képileg vagy tartalmilag egyeznie kell; az elektronikus másolatban metaadatként szerepelnie kell az eredeti papír alapú dokumentum megnevezésének, fizikai méretének, a másolatkészítő szervezet vagy személy illetve rendszer, valamint a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezésének, a másolatkészítés idejének illetve érvényességi időtartamra vonatkozó információknak; a metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”), majd elektronikus aláírással kell ellátni. |
| Központi Irattár | Adott Szervezet több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. |
| Központi irattárba helyezés | Az elintézett ügyek iratait, melyek az ügyvitelhez már nem szükségesek, további őrzésre és kezelésre központi irattárba kerülnek. |
| Központi irattári iratkezelés | Központi irattárba átadott lezárt iratok átvétele, tárolása, rendszerezése, nyilvántartásba vétele, és az iratokból történő adatkérések teljesítése, valamint az iratanyagok rendezése, selejtezése, selejtezett iratok megsemmisítése. |
| Levéltárba adás | A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása a Levéltárnak. |
| Maradandó értékű irat | A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, adott Szervezet tevékenységéhez kapcsolódó, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. |
| Másodlat | Az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. |
| Másolat | Az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. |
| Megőrzési idő | Az ügyiratoknak az irattári tervben jogszabály, illetve ügyviteli érték alapján előírt őrzési időtartama. |
| Megsemmisítés | A kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. |
| Melléklet | Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. |
| Metaadat | (az iratkezelés összefüggéseiben értelmezve:) Strukturált, vagy félig-strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át, valamint azon tartományokon (domain-eken) belül és szerte, amelyekben létrehozására sor került. |
| Operatív iratkezelés | Operatív iratkezelés alatt az ügyintézés alatt lévő dokumentumok kezelését értjük. Ez a folyamat a dokumentum ügyintézőhöz történő átadással kezdődik és az ügy lezárásával, majd a Központi irattárba történő átadásával fejeződik be. |
| PKI | A PKI (Public Key Infrastructure), azaz az úgynevezett Publikus Kulcsú Infrastruktúra egy az elektronikus dokumentumok és tranzakciók hitelességét biztosító világszerte elfogadott rendszer. A PKI egy olyan matematikai és logikai technológiára épülő rendszer, mely biztosítja, hogy egy nyílt hálózatban (pl. az interneten) egyértelműen azonosítani lehessen bárkit. Biztosítja, hogy a felhasználó valóban az, akinek mondja magát és igazolja a dokumentum eredetiségét és sértetlenségét. |
| Rögzítés | Metaadatok nyilvántartásba vétele, osztályba sorolása, felvétele és iratok tárolása egy iratkezelő rendszerben. |
| Számla | Minden olyan okirat, amely megfelel az ÁFA-törvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek. A számlával esik egy tekintet alá minden olyan okirat is, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja (és megfelel a törvényi előírásoknak). |
| Tanúsítvány | Hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, mely megbonthatatlanul tartalmazza a tanúsítvány tulajdonosának azonosítására szolgáló adatokat (pl. neve) és a tulajdonos nyilvános kulcsát. Igazolja a tulajdonos személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget. |
