Ahogy egyre több vállalkozás ismeri fel a távoli munkavégzés előnyeit, egyre többen érzik, hogy szükségszerű adaptálódni a gyorsan digitalizálódó világhoz. A távoli munkavégzés talán legfőbb követelménye, hogy az online munkahelyi kommunikáció ugyanolyan flottul menjen, mint az irodában, és a munkavállalók minden fontos információhoz, adathoz, illetve szükséges dokumentumhoz hozzáférjenek elektronikus formában is. A DMS- (Document Management System) és ECM- (Enterprise Content Management), azaz a dokumentum- és tartalomkezelő szoftverek a vállalatok ezen igényét elégítik ki. Lássuk, mit is jelent ez a gyakorlatban!
DMS-szoftverek digitális dokumentumkezelésre
A dokumentumkezelő rendszerek mára kulcsfontosságúakká váltak, és nélkülük aligha képzelhető el egy vállalat hatékony működése. A DMS-rendszerek segítenek a különböző elektronikus dokumentumok tárolásában, illetve kezelésében. Legyen szó számlákról, szerződésekről, jegyzőkönyvekről, leltárakról vagy éppen céges kommunikációt érintő iratokról, rendkívül fontos, hogy minden pontosan és gyorsan visszakereshető legyen. A DMS-rendszerek segítségével lehetséges egy helyen kezelni a legkülönbözőbb szöveges dokumentumokat. Korábban jellemzően olyan DMS-szoftvereket használtak a cégek, amelyek a cég saját szerverein tárolják az adatokat, újabban azonban a vállalatok előszeretettel használnak felhőalapú rendszereket is. Utóbbiak fő előnye, hogy nem igényelnek telepítést, üzemeltetést így az IT-részlegek erőforrásait kevésbé terhelik.
ECM-szoftverek komplex, digitális iratkezelésre
Míg néhány éve nagyobb vállalatok is elboldogultak az egyszerűbb DMS-szoftverekkel, manapság ahhoz, hogy egy cég igazán áramvonalasan működjön, sok esetben szükséges a kiterjedtebb funkciókat tartalmazó ECM-rendszerek, azaz a tartalomkezelő szoftverek használata. Mára a szöveges dokumentumok rendszerezése mellett sok cég napi működésének része a képi dokumentumok, illetve egyéb formátumok kezelése is. Az ECM-szoftverek abban kínálnak megoldást, hogy az ilyen, nem szöveges elektronikus dokumentumokat is megbízhatóan lehessen kezelni.
A DWS Digital profi megoldása a dokumentum feldolgozásra: a DocIT
Saját fejlesztésű szoftverünk, a DocIT kiválóan alkalmas azon vállalkozások számára, amelyek még csak most lépnek át a digitális világba, ezért egyaránt rendelkeznek még digitalizálásra, szkennelésre váró papíralapú dokumentumokkal és már elektronikus úton készült iratokkal is. A DocIT támogatja a főbb szöveges dokumentumformátumokat (PDF, DOCX, XLSX), ugyanakkor képes a JPG-formátumú képek kezelésére is, utólagos OCR-ezéssel felismerve és visszakereshetővé téve azok szövegrétegét. A DocIT nagy előnye, hogy webalapon működik, így a felhasználók bárhol, bárhonnan, biztonságosan hozzáférhetnek elektronikusan tárolt dokumentumaikhoz. Hiszen a jövő a digitális iratkezelésé.