A digitális flottakezelés korszakában a cégeknek egyre fontosabbá válik a hatékony adatkezelés és az optimalizált üzleti folyamatok megteremtése. Azonban sok vállalat szembesülhet az adatok tárolásának és hozzáférhetőségének problémájával. Ebben a cikkben bemutatjuk a Mercarius példáját, ahol a digitális flottakezelés dokumentumai a DocIT virtuális adatszobával oldották meg, hogy még hatékonyabbá tegyék az adatkezelést és az üzleti folyamatokat.
A Mercarius közel 5 éve a DWS Digital ügyfele. A digitális flottakezelés egy része már a DocIT-ben zajlik. A Mercarius flottakezelő a hazai piacon több mint 25 éve jelen van és mára a piac egyik vezető szereplője. Az elmúlt két évtized alatt lépésről lépésre növelték gépjárműparkukat, melybe jelenleg több mint 13 000 gépjármű tartozik.
Mi az a digitális flottakezelés?
A digitális flottakezelés olyan folyamatok és technológiák alkalmazása, amelyek segítségével a vállalatok hatékonyabban kezelhetik és felügyelhetik járműveiket. Az adatok digitalizálása és a virtuális adattárolók használata lehetővé teszi az adatok könnyű hozzáférését és kezelését, valamint a folyamatok optimalizálását. A digitális flotta menedzsment megoldások számos területen előnyösek lehetnek, például az ügyfélszolgálatban, a költségcsökkentésben és a hatékonyság növelésében.
A Mercarius szolgáltatásai kiterjednek a kisvállalati rövidtávú autóbérlésére és a nagyvállalati gépjármű-flotta kezelésére is. A Mercarius esetében, a digitális flottakezelés új szintre emelése érdekében a DocIT virtuális adattárolót használják. Ez a rendszer lehetővé teszi a dokumentumok könnyű és gyors kezelését. Az adatok digitalizálása révén a Mercarius jelentősen javította ügyfélszolgálatát és elégedettségét. A digitális flottakezelés előnyei közé tartozik a dokumentumok könnyű, helyfüggetlen hozzáférhetősége, a papírmentes munkafolyamatok és a hatékony adatkezelés.
Virtuális adattároló előnye a digitális flottakezelés területén
A virtuális adattárolók használata számos előnnyel jár a digitális flottakezelés területén. Először is, a virtuális adattárolók lehetővé teszik a dokumentumok könnyű és gyors kereshetőségét. Míg korábban a papíralapú dokumentumok fizikailag tárolódtak és időigényes volt megtalálni őket, a virtuális adattárolók lehetővé teszik az adatok gyors keresését és megosztását. Ezzel a megközelítéssel a munkatársak számos adminisztratív munkaórától szabadíthatók fel.
Másodszor, a virtuális adattárolók lehetővé teszik a papírmentes munkafolyamatokat. A dokumentumok szkennelése és digitalizálása lehetővé teszi a papíralapú dokumentumok elhagyását, csökkentve ezzel az adminisztratív terheket és a papírfelhasználást.
Harmadszor, a virtuális adattárolók segítenek az adatok biztonságos tárolásában és a szenszitív információk védelmében. A digitális adatokról könnyen biztonsági másolatok készíthetők, és a hozzáférési jogosultságok beállításával az adatok védelme biztosítható.
Digitális flotta menedzsment és a DocIT
A Mercarius a digitális flottakezelés megvalósításához kiegészítő, támogató rendszerként a DocIT virtuális adattárolót használja. A DocIT rendszer lehetővé teszi a Mercarius számára, hogy könnyedén kezelje és tárolja az összes flottakezeléssel kapcsolatos dokumentumot. A rendszerben tárolt dokumentumok száma folyamatosan nő, ahogy új dokumentumok érkeznek és digitalizálásra kerülnek.
A DocIT rendszernek számos funkciója van, amelyek segítik a Mercarius flotta menedzsmentjét. A rendszer lehetővé teszi a dokumentumok közötti keresését, valamint a dokumentumok közötti kapcsolatok és függőségek vizsgálatát. Ezenkívül a rendszer lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok egyszerű, gyors megnyitását és az adminisztratív munkafolyamatok kezelését.
A DocIT rendszer használata jelentős előnyökkel jár a Mercarius számára. A rendszer hatékonyabbá teszi a digitális flottakezelés folyamatokat, csökkenti az adminisztratív terheket. Az alábbiakban olyan DocIT funkciókat emeltünk ki, amik kiegészítik a digitális flottakezelés folyamatát és az adminisztrációt:
- Korlátlan tárhely
- Gazdasági dokumentumok archiválása, kezelése (vevőszámla, szállítói számla, bank, teljesítési igazolás, egyéb kifizetések – nemzetközi számlák, adófizetés, bérkifizetések, stb. rögzítése)
- OCR (szövegtartalom kinyerés pdf fájlokból, keresés tartalomra)
- Számla ellenőrzési felület (Nav Online számla adatkapcsolat)
- Dokumentumok feltöltése csoportosan
- Számlák automatikus feldolgozása, párosítás NAV adatokhoz
- Megjegyzés rögzítése irathoz
- Értesítés küldése rendszer felhasználóknak adott dokumentumhoz kapcsolódóan
- Többféle kritérium alapján szűrés, listázás, keresés (pl. partner név, dokumentum típusa, dátumtartomány)
- Keresés, találati lista importált MS Excel fájl alapján
- Iratokhoz rendelt adatok exportálása (találati lista exportálása csv vagy xls fájlba)
- Képek letöltése, letöltés tömegesen
- Virtuális adatszoba korlátlan fiókkal (hozzáférés biztosítása szervezeten kívüli felhasználóknak is – könyvelő, könyvvizsgáló, auditor)
- Hiteles digitális konverzió
- Teljeskörű dokumentumtár: szabadon definiálható irattípusok és azokhoz kapcsolódó mezők (szerződéstár, munkaügyi iratok, projekt dokumentumok, műszaki adatlapok stb.)
- Dokumentumok beküldése a rendszerbe emailen keresztül (pl. szamla@… delegált email címről, multifunkciós fénymásolóról)
- Kimutatások számla adatokhoz kapcsolódóan
- Automatizált adatkinyerés (pl. adószám, szerződésszám, gazdasági eseményhez tartozó iratok összerendelése)
- Projekt/költséghely törzs kezelése
- Dolgozói törzs kezelése
- Felhasználókhoz kapcsolódó hozzáférési jogosultságok paraméterezhetősége
A Mercarius digitális flottakezelés és DocIT összefoglalása
A digitális flottakezelés egyre fontosabbá válik a vállalatok számára a hatékony adatkezelés és üzleti folyamatok kialakítása érdekében. A virtuális adattárolók használata – mint például a Mercarius esetében a DocIT rendszer -, lehetővé teszi a vállalatok számára az adatkezelés és üzleti folyamatok még hatékonyabbá tételét.
A digitális flotta menedzsment előnyei közé tartozik az adminisztratív terhek csökkentése, a hatékonyabb folyamatok és az ügyfélszolgálat javítása. A Mercarius példája rámutat arra, hogy hogyan lehet a digitális flottakezelés optimálisan megvalósítani virtuális adattárolóval kiegészítve. Pontosan mit is csinál a DWS Digital és a DocIT a Mercarius flottakezelésében? Szkennelésre és archiválásra kerülnek a szervíz munkalapok, valamint a gépjárművek finanszírozásával kapcsolatos alap dokumentumok és a teljes ügyfél dokumentáció is (szerződések, gépjármű átadás-átvétel iratai). Az iratok elektronikus elérésével az ügyfélkiszolgálás és elégedettség jelentősen növekedett. A DocIT rendszerben eddig 12.000 rendszám, 130.946 dokumentum, 374.245 oldal került tárolásra, kezelésre, mely havi szinten kb. 5-6.000 további oldallal bővül. A dokumentum begyűjtését és digitalizálását is folyamatos rendszerességgel a DWS Digital Kft. végzi.
A digitális flottakezelés és az innovatív adattár kombinációja segít a vállalatoknak optimalizálni a folyamatokat, csökkenti az adminisztratív terheket és növeli az üzleti hatékonyságot. Fedezze fel az új dimenziót a digitális dokumentumkezelés világában és tegye vállalkozását hatékonyabbá a 21. századi technológiák segítségével. Keresse a DWS Digital szakembereit bizalommal!