A legtöbb cég életében manapság elkerülhetetlen a digitális transzformáció, hiszen egyre több részfeladat optimalizálható új technológiákkal. Ennek következtében a papíralapú dokumentumkezelés egyre inkább háttérbe szorul, ami nemcsak a környezetnek kedvez, hanem több területen is növelheti a cégek hatékonyságát, így bevételeit is. Lássuk, hogyan segítheti egy vállalat működését a digitális iratok használatára való átállás!
Mi is az a digitális transzformáció?
Az céges megoldások digitalizációja nem más, mint a tradicionális üzleti megközelítések kiváltása a legújabb informatikai technológiákkal. A különböző újítások alkalmazása a vállalatok napi működésének javulását eredményezi, hiszen a korábban lassú, csak nehézkesen és körülményesen elvégezhető folyamatok rendkívüli mértékben felgyorsulnak és egyszerűvé válnak.
Dokumentum digitalizálás költséghatékonyan
Nagyobb vállalatok óriási összegeket tudnak megspórolni működési költségeik okos optimalizációjával, míg a kisebb cégek sokszor olyan kis büdzsével operálnak, hogy adott esetben minden fillér megtakarítás jelentősen segítheti a hosszútávú növekedést. Éppen ezért a felesleges költségek megspórolása bármely cégnél alapkövetelmény. És hát lássuk be, a papíralapú dokumentumok termelése őrült összegeket égethet el, kezdve az anyagköltségektől egészen a dokumentumok között való hosszadalmas keresgélésre fordított, órabérben mérhető időig. Szerencsére digitalizálással mindez egyre inkább kiváltható, így súlyos összegek spórolhatók meg.
A papírmentes iroda anyagi előnyei
- A digitális iratokat könnyű egymással megosztani, így a papíralapú dokumentumok szkennelés után egyszerűen továbbíthatók cégen belül és kívül is egy jó dokumentumkezelő szoftver segítségével.
- Az elektronikus dokumentumkezelés segítségével a szerződéskötésre és az adminisztrációra fordított idő lecsökken, hiszen minden szükséges irat pillanatok alatt elérkezik a címzetthez.
- A szkennelt vagy már elektronikus formában keletkezett dokumentumok mindemellett egyszerre több alkalmazott számára is hozzáférhetőek, és pár kattintással kikereshetőek, így a felkutatásukra fordított idő is drasztikus mértékben lerövidíthető.
- Az elektronikus dokumentumok használatával nemcsak a papírhulladék mennyisége, hanem a nyomtatásra és fénymásolásra fordított tinta mennyisége is mérsékelhető, így a cég működése olcsóbbá és környezetkímélőbbé válik.
- Amennyiben nincs szükség dokumentumok tárolására, rendkívül nagy mennyiségű irodahely szabadítható fel. Mivel a digitalizáció elősegíti a távoli munkavégzés népszerűsödését, a digitális átállással párhuzamosan sok cég számára kisebb irodák is elegendők lehetnek, így megszabadulhatnak a bérlés jelentette óriási költségek tetemes részétől.
Az iratdigitalizálás, valamint a különböző szerződések, számlák és egyéb dokumentumok elektronikus formában történő létrehozása segítheti a cégek növekedését, hiszen az ilyen módon megspórolt pénzt és időt más módon lehet befektetni. A digitalizációnak hála az üzletkötés felgyorsul, így az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés közvetlen befektetést jelent bármely cég számára.
Az átállás ugyanakkor nem történhet egyik napról a másikra, ezért érdemes olyan professzionális csapat segítségét kérni, amely a lehető legzökkenőmentesebben kalauzolja végig cégét a jövőbe vezető úton. Kérdéseivel forduljon kollégáinkhoz!