A közigazgatás és az ügyintézés terén tapasztalható digitalizálási trend mintájára a napjainkban meghatározó környezettudatos irányelvek a munkahelyi kultúrába is begyűrűztek. A zöld stratégia az energiafelhasználástól a bútorok anyagborításáig több területen érvényesülhet, most azonban az irodák világát érintő egyik legáltalánosabb problémát, az iratkezelést tematizáljuk.
Leváltható-e a papír, a bevált adathordozó?
Megfigyelhető tendencia, hogy bár az információtechnológia rohamos fejlődése lehetővé tenné akár a teljes digitális átállást, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos múltbeli berögződések még mindig élesen meghatározzák a digitalizációhoz való viszonyulást. A közeledő ökológiai katasztrófáról szóló jóslatok sokak számára elvontnak tűnhetnek, pedig ennek egyértelmű előzménye az irodai papírfelhasználás. A legtöbb helyen elképzelhetetlenek az irodai hétköznapok papíralapú dokumentáció nélkül, de nincs szó arról, hogy a sok fölösleges nyomtatás, sokszorosítás és egyéb káros papírfelhasználási szokások milyen fokú környezeti terhelést jelentenek.
Az elmúlt években kidomborodó digitalizációs törekvések ellenére a felmérések azt mutatják, hogy a papírmentesség megvalósítása az irodákban még mindig rengeteg akadályba ütközik. A bevált papírfogyasztási szokásokkal való szakítás csak az egyik nehézség: a törvényi előírások sem könnyítik meg a digitális átállást, hiszen bizonyos dokumentumokat kötelező nyomtatott formában is tárolni. Ezek alapján nem meglepő, hogy sokan nem hisznek a digitalizált iroda „mítoszában”, de ha teljes mértékben nem is, a csökkentett papírmentesség megvalósítható.
Papírmentesség az irodában?
A digitális átállás első körben anyagi befektetést igényel, de ez hosszú távon mindenképpen megtérül, és korunk fejlett informatikai infrastruktúrájának köszönhetően nem is különösebben bonyolult. Manapság korszerű dokumentumkezelő rendszerek és szoftverek széles kínálatából válogathatunk, amelyek lényegesen megkönnyítik az adattárolást és –feldolgozást.
A vállalati papírmentesség három fontos területre koncentrálódik: a digitális tartalomkezelésre, amely a fizikai dokumentumkezelést váltja fel, a belső folyamatok automatizálására, támogatására, illetve az iratkezelésre, ami a beérkező dokumentumok digitalizálását és tárolását jelenti.
A DWS Digital adatrögzítési szolgáltatása és elektronikus iratkezelési rendszere biztosítja a céges dokumentumok biztonságos tárolását, rendszerezését és gyors visszakereshetőségét, így hosszú távon támogatja a papírmentes irodai környezet kialakítását.
A digitális dokumentumkezelés előnyei
A digitális dokumentumkezelés környezetbarát technológia, hiszen az erdőirtás mellett kiküszöböli a másológépek és festékpatronok által okozott környezeti terhelést is. A környezetvédelem azonban nem az egyetlen érv, ami a digitalizáció mellett szól.
A cégeknek a költséghatékonyság szempontjából is megéri az elektronikus dokumentumkezelést választaniuk, így megtakarítják a papír, a nyomtatási és sokszorosítási készülékek árát, illetve a felhalmozódott dokumentumok számára sem kell iratraktárakat bérelniük. Az irodában nem halmozódnak fel kezelhetetlen irathalmazok, így rendezett munkakörnyezetet fogadja a dolgozókat.
A digitalizálás kapcsán nem elhanyagolható az időhatékonysági tényező sem, hiszen az elektronikus dokumentumok visszakeresése jóval egyszerűbb, ami gördülékenyebb belső folyamatokat és hatékonyabb munkavégzést eredményez, megszűnik az iratok rendszerezésével töltött munkaidő.
Kinek ajánlott az elektronikus dokumentumkezelés?
A digitalizálás a már említett előnyök miatt minden cég számára hasznos lehet, ugyanakkor a különböző vállalatoknak a digitalizáció más-más szintje felel meg. Nagyvállalati környezetben a digitalizáció lépései könnyebben megvalósíthatók, míg a kis költségvetésből gazdálkodó cégek esetében ez nehezen elképzelhető.
A digitális átállás előtt fontos az információgyűjtés, hogy megtaláljuk a vállalkozásunk számára megfelelő digitális stratégiát, de bármilyen kis változtatás „csepp a tengerben” egy zöldebb, környezettudatosabb szemlélet irányába, amivel az irodák ökológiai lábnyoma is eredményesen csökkenthető.