Mire gondoljon, mielőtt digitálisra vált?
A legtöbb cég még ma is csupán papíralapon tárolja a legfontosabb iratait, nem is gondolva arra, hogy mi történik, ha a dokumentumok elkeverednek, elvesznek, vagy éppen valamiért megsemmisülnek. A digitális iratokra való átállással nem csak az információ megmaradása biztosítható, de azok könnyű hozzáférhetősége és kereshetősége is. A digitalizálással egyszerűen konvertálhatók a papíron tárolt információk digitális adattá, azonban a folyamat megkezdése előtt szakembereinknek fontos ismerni az adott cég igényeit, hogy az elektronikus irattár a vállalat működésére szabva készüljön el.
Meg kell határozni a digitalizálás célját
Egy elektronikus adatbázis kialakításához fontos ismerni, hogy az ügyfél milyen célból szeretné digitálisabbá tenni cégét. Átállt home office-ra a vállalkozás, és ezért kisebb irodába költöznek, ahol nem tudják a régi, nem is minden nap használt iratokat tárolni? Vagy úgy érzik, a papíralapú iratokban szinte lehetetlen megtalálni a keresett adatokat, ezért egy elektronikus iratkezelési rendszerre váltanának?
Bármi is legyen a cél, a különböző elvárások különböző megoldásokat igényelnek a dokumentumok visszakereshetőségének módja és mértéke tekintetében. Hiszen amennyiben az adott cég pusztán meg szeretne válni a régi papíroktól, de a biztonság kedvéért digitális irattárba rendezné őket, elég lehet minimális mennyiségű visszakeresési adatot megadni, amelyek alapján később is kikereshető lesz bármely dokumentum. Ha azonban az egyes dokumentumok bonyolult információkat tartalmaznak, amire ráadásul nap mint nap szükség lehet, érdemes komolyabb OCR-es szkennelést végezni, így az iratok teljes tartalma visszakereshetővé válik dokumentumkezelő rendszerünkben.
Építsen ki pontos digitális archívumot!
Ahhoz, hogy egy könnyen használható digitális archívumot építsen ki az ember, pontosan kell ismerni, hogy az ügyfél milyen típusú dokumentumokat kíván beszkennelni, és azokat milyen rendszer szerint kívánja visszakereshetővé tenni. Szerződések vagy számlák beszkenneléséhez általában elegendő a fekete-fehér, 300dpi felbontású beolvasás, ám igény szerint színes és jobb képminőségű szkennelés is lehetséges. Az adatbázisba rendezés során mindemellett a különféle dokumentumok különböző rendszerezést igényelhetnek, legyen szó dátum, könyvelési azonosító, bizonylatszám vagy éppen a partner neve szerinti visszakereshetőségről.
Digitalizálás helyben vagy központunkban
Amennyiben egy vállalat digitális irattárat kíván létrehozni, érdemes gondolni a logisztikai szempontokra is. A digitalizálás minden esetben gyorsabb és zökkenőmentesebb, ha az saját telephelyünkön történik, hiszen itt minden eszköz rendelkezésünkre áll, azonban igény szerint az ügyfél székhelyén is el tudjuk végezni a szükséges munkálatokat. A központunkban végzett digitalizálás esetén szakszerűen bedobozoljuk, felcímkézzük és elszállítjuk az irattárat, így nem zavarjuk a cég napi működését szükségtelen felfordulással, ugyanakkor az egyes iratok hozzáférhetőek maradnak a feldolgozás folyamata során is.
Természetesen amennyiben a dokumentumokra a feldolgozást követően is szüksége van az ügyfélnek, úgy visszaszállítjuk azokat, de ha a hiteles másolatot kíván készíteni, úgy kérésére szakszerűen megsemmisítjük a dokumentumokat, vagy segítünk a bérirattárba helyezésben.