A vállalatok hatékony vezetésében és mindennapos működésében alapvető és nélkülözhetetlen, hogy az érintettek naprakészek legyenek az iratokat, szerződéseket illetően. Különösen a nagyobb, több divízióval és osztállyal rendelkező vállalatoknál tudnak hatalmas felfordulást okozni a papíralapú dokumentumokat rejtő dossziéhalmok, vagy az értelmezhetetlen néven elmentett, követhetetlen Excel-táblázatok. Ezek a megoldások ma már elavultnak számítanak, hiszen nagyon messze vannak a mai korszerű, ráadásul széles rétegek számára elérhető technológiák által nyújtott lehetőségektől. Azok a vállalatok, amelyek nem haladnak a korral, adott esetben saját magukat hozzák nehéz helyzetbe. És nem túlzás azt állítani, hogy napjainkban, amikor már a Marsra is képesek vagyunk eljuttatni az eszközeinket, akkor egy modern dokumentum menedzsment rendszer (DMS) alkalmazása alap kell, hogy legyen. A piac diktálta tempó egyre több vállalatot állít választás elé: élnek a dokumentum menedzsment rendszer (DMS) előnyeivel, vagy lemaradnak.
Elektronikus szerződésnyilvántartás – a digitalizálás egyik népszerű területe
Egy vállalat működése során rengeteg irat keletkezik, amiket valamilyen módon rendszerezni szükséges, ráadásul a dokumentumok között komoly fontossági sorrend létezik. A szerződések mindenképp a legfontosabb iratok közé tartoznak, és elengedhetetlen, hogy könnyen elérhetők, véleményezhetők, követhetők, jóváhagyhatók és visszakereshetők legyenek.
Dokumentum Menedzsment Rendszer (DMS) Előnyei
Az elektronikus szerződésnyilvántartás bevezetésével elejét vehetjük a fontos iratok szó szerinti utaztatásának. Ha ezeket a dokumentumokat nem kell fizikailag elvinni egyik helyről a másikra, azzal egyrészt sok idő takarítható meg, másrészt nem kell tartanunk attól, hogy útközben elvesznek vagy sérülnek. Ez a gyors és hatékony megoldás a határidők pontos betartásában is fontos szerepet játszik, továbbá a véleményezési, módosítási és jóváhagyási folyamatokat is teljesen átláthatóvá és kezelhetővé teszi.
DMS: A Korszerű Dokumentációs Rendszer
A Dokumentum Menedzsment Rendszer (DMS) nem pusztán a felesleges időráfordítástól szabadíthat meg, hanem olyan esetleges károktól is, amiket a papíralapú dokumentumok nagy, kezelhetetlenné váló mennyisége rejthet magában. A DMS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hatékonyan és biztonságosan kezeljék dokumentumaikat, növelve ezzel a vállalatok versenyképességét. A DWS Digital ezen a téren is korszerű megoldásokat nyújt ügyfeleinek – vegye fel velünk a kapcsolatot!