A home office sebes elterjedése, az elektronikus kommunikáció leegyszerűsödése, illetve a csupán egyetlen számítógépet igénylő munkakörök egyre népszerűbbé válása mind-mind egy irányba mutatnak: a digitalizáció és a digitalizálás felé. Ez alól nem lehet kivétel a könyvelés sem, ami egyre kevésbé hasonlít arra a papírhegyek közötti számolgatásra, amire a legtöbben asszociálhatnak a szó hallatán. De mit is jelent a digitális könyvelés, és milyen hatása van mindennek az dokumentumkezelésre?
A digitális könyvelés dióhéjban
Ha könyvelésről van szó, még mindig sokan gondolnak arra, ahogy cégek összegyűjtött számlái alapján a könyvelő egyenként lekönyveli a papíralapú bizonylatokat, ami sok fáradtságos munkát, és még több pontatlanságot eredményezett. Mivel azonban mára a legtöbbünk élete majdhogynem száz százalékban digitalizálódott, a régi papíralapú számlákat és szerződéseket is felváltották az elektronikus iratok és dokumentumkezelő rendszerek, így maga a könyvelés is egyre inkább digitalizálódik, ami a papírmentesség mellett nagyfokú automatizációt is jelent.
A különböző online számlázórendszerekkel bármely vállalkozás vagy egyéni vállalkozó könnyedén állíthat ki számlát, amely aztán automatikusan továbbítódik a NAV Online Számla rendszerébe is. Egy ilyen rendszerben mind a számlakibocsátó, mind az állam, mind pedig a könyvelő néhány kattintással ellenőrizheti a régi számlákat, így nemcsak fehérítve a gazdaságot, de megspórolva rengeteg időt, amit korábban adatrögzítésre, illetve keresgélésre fordítottak a felek.
A modern könyvelés hatása a digitalizálásra
A digitális könyvelés során szinte nem is kell találkozni a könyvelővel, nem kell attól félni, hogy elkeverednek az egyes számlák, és minden szükséges irat egy gombnyomásra hozzáférhető. Természetesen mindez azt is jelenti, hogy csak akkor működik ilyen flottul egy elektronikus könyvelési rendszer, ha az adott vállalkozás mindennapi működése is elektronikus alapokon nyugszik. Hiszen mit sem ér az online számlázás, ha a papíralapú iratokkal is meg kell küzdeni.
Szerencsére akkor sincs veszve semmi, ha az irataink nagy részét még kinyomtatva tároljuk, éppen ellenkezőleg. Ma már lehetséges gyorsan és hatékonyan digitalizálni bármilyen iratot, így akár nemcsak hiteles, elektronikus formában tárolhatjuk őket, de rendkívül egyszerűen visszakereshetővé is alakíthatjuk őket. Persze az emberi tényező sosem lesz helyettesíthető a mindennapi munkában, de egyáltalán nem mindegy, hogy munkavállalói mire fordítják drága idejüket. Áramvonalasítsa Ön is vállalkozását, és kezelje dokumentumait elektronikusan!