Az irattárak története egészen az ókorig nyúlik vissza, így érdemes megismerni, melyek voltak a történelem legfontosabb archívumai, amelyek meghatározták azt, ahogy ma az iratmegőrzésről gondolkodunk. Hiszen a digitális korban mindez még fontosabb, mint korábban!
Az iratmegőrzés kezdetei
Az irattárak, illetve a levéltárak egyidősek az írott történelemmel, így az első archívumok már az ókorban megjelentek. A különböző, uralkodók által jegyzett dokumentumoknak külön őrzési helyet tartottak fenn Mezopotámiában, Egyiptomban és más ókori birodalmak fontos városaiban. A Krisztus előtti évezredekből fontosabb leleteknek számítanak a mezopotámiai Mári leletek, az egyiptomi amarnai levelek vagy éppen a római Saturnus templomban őrzött iratokat említő feljegyzések. A Római Birodalom egyik legfontosabb irattára a Capitolium archívuma volt, ahol egyszerre őrizték a birodalom legfontosabb okiratait és pénzügyi feljegyzéseit.
A középkorban az egyházak a rómaiak által megkezdett iratőrzési hagyományt folytatták, az őrzés helyéül pedig általában az egyes templomok kincstárai szolgáltak. Fontos megemlíteni, hogy ezekben a kincstárakban már nem csupán uralkodói és egyházi iratokat helyeztek el, de civilek dokumentumait is. A legnagyobb, máig meglévő, középkori eredetű levéltár természetesen a Vatikáni Apostoli Levéltár, amely már a harmadik századtól kezdődően őrzi a különböző iratokat, így egyedülálló betekintést nyújt az európai civilizáció történetébe.
Modern levéltárak
A mai értelemben vett irat- és levéltárak a francia forradalom után kezdtek elterjedni. 1789-ben alapították meg az Archives Nationales-t, illetve 1796-ban az Archives Départementales-t, amelyek a történelemben először alkalmaztak átfogó adminisztrációs rendszert gyűjteményeik kezelésére. E két intézmény megjelenése azért is példaértékű, mert itt jelent meg az a máig ható gondolat, hogy az állam felelősséggel tartozik az adott ország írott örökségének megőrzésében, és abban, hogy azt hozzáférhetővé tegye az emberek számára is.
A 18. és 19. században sorra alapított intézmények mintául szolgáltak a különböző irattáraknak szerte Európában és a nagyvilágban. A legnagyobb, máig működő modern levéltár a brit National Archives, melynek gyűjteménye mintegy ezer év iratait öleli fel, és legkülönbözőbb formátumokra terjed ki a pergamenre írt középkori iratoktól kezdve a legújabb digitális dokumentumokig.
Irattárak és a digitalizálás
A közgyűjtemények felelőssége a 21. században, a digitalizálás megjelenésével és elterjedésével különösképpen felértékelődött. A legújabb technológiák megkövetelik az irattároláshoz való egyre innovatívabb hozzáállást, hiszen az újabb és újabb adattárolási technikákkal készült dokumentumokat éppúgy hozzáférhetővé kell tenni, mint a régebbi iratokat. Mindemellett digitalizálás soha nem látott lehetőséget ad az iratritkaságokhoz való hozzáférés demokratizálása szempontjából is, hiszen az új technikáknak köszönhetően ma akár a legféltettebben őrzött dokumentumokat is bárki megnézheti az interneten.
Fontos hangsúlyozni, hogy a digitalizálás nem jelenti azt, hogy a régi iratokat nem kéne ugyanolyan gonddal őrizni, mint eddig. A digitális formátumra való átállás segít szélesebb körben megismertetni a korábban csak kevesek számára ismert dokumentumokat, de az eredeti példányok védelmének fontosságát sem szabad elhanyagolni, sőt, mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy megfelelő hőmérsékleten, vegyi anyagoktól és rágcsálóktól védve őrizzük meg azokat az utókor számára.