Mit jelent a digitális könyvelés? A digitalizáció korában a könyvelési iratok adminisztrációja már nemcsak a papír alapú számlák szkenneléséből áll! A digitális könyvelés során keletkező dokumentumok kezelése terén mára új lehetőségek nyíltak meg az AI és automatizált tartalom kinyerés kapcsán. Ezek segítségével hatékonyabban és költségkímélően végezhetjük el a könyvelési és egyéb adminisztratív feladatokat.
A témában Monek Zsuzsa szakértőnk, a DWS Digital ügyvezetője tartott előadást a Könyvelés Automatizációs és Technológiai konferencián. A következőkben az előadás kivonatát tesszük közzé.
Digitális könyvelés történetének főbb állomásai az iratok szemszögéből
A digitális iratok kezelésének fejlődése már jó ideje jelen van az üzleti életben – így a digitális könyvelés életében is. Az első lépéseket azáltal tettük meg, hogy a 2000-es években a papír alapú iratokat szkenneltük. A szkennelés során a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok (pl. szállítólevelek, szerződések), azaz mindennemű digitális könyvelés alapkövetelményét jelentő irat digitális formátumba került.
A szkennelt könyvelési iratokban való keresés egy újabb informatikai megoldást igényelt. A 2010-es években kezdődött meg a digitális iratkezelés forradalma, azaz az iratok tartalom felismerésének elterjedése. Ez a funkció tette lehetővé a digitális dokumentumokban a teljes szövegtartalom alapján történő keresést.
Mára az automatizáció és az AI segítségével a digitális könyvelés új szintre léphet. Az iratok tartalmának adatbázisba rendezése, összekapcsolása és intelligens lekérdezhetősége megy végbe.
Problémák a digitális könyvelés alapjaiban: iratok digitális kezelése
Ahhoz, hogy a megoldásokat bemutassuk, először is vessük fel a konkrét, gyakorlati problémákat:
- A vízió régóta a papírmentes iroda volt, de a valóság az, hogy valójában még mindig kisebb arányban keletkezik irat digitálisan.
- A papír alapon létrejött könyvelési iratokat rendszerezni, tárolni kell, jóváhagyási folyamatba kell küldeni. Ez papír alapon nem hatékony, költséges és felmerülhet akár iratvesztés is.
- Ne feledkezzünk meg a védelem nélküli pdf-ben előállított számlákról, melyeket e-mailben küldünk a partnereknek. Ezek hagyományos (papír alapú) számlának minősülnek. Ezeket jogszabály szerint vagy ki kell nyomtatni vagy a befogadónak elektronikus aláírással kell ellátni és archiválni (1/2018. (VI. 29.) ITM). A digitális iratkezelés és archiválás a valóságban a megfelelő informatikai háttér hiányában ritkán valósul meg.
- A hiteles elektronikus számlák sok előnnyel járnak, azonban hátrányként szokás emlegetni, hogy nincs kézzelfogható bizonylat, melyre könnyen lehet különböző feldolgozási adatokat rögzíteni.
- Emellett a gazdasági eseményt igazoló bizonylatok (szerződések, szállítólevelek, teljesítési igazolások) még mindig papír alapon keletkeznek.
A digitális könyvelés jövője – gazdasági iratok szintetizálása
A digitális könyvelés optimális bevezetését, tehát a könyvelési iratok digitalizálásának problémáját nem egy sokadik számlázó program, nem egy könyvelő alkalmazás és nem egy ERP rendszer fogja megoldani! Egy olyan programra van szükség, ami az említett rendszerekkel együttműködik. Egy szintetizáló szoftver jelenti a megoldást, ami egyesíti a vállalaton belül a tartalmakat, adatokat, anélkül, hogy megzavarná más szoftverek működését és az ezek köré épülő folyamatokat. Ezen alapelvek mentén fejlesztettük az egyedi DocIT szoftvert, ami beépített AI funkcióval segíti a felhasználókat a hatékony dokumentumkezelésben. Ezt hogy is kell elképzelni a gyakorlatban?
A digitális könyvelés és így a gazdasági iratok kezelésére a DocIT jelenti a megfelelő megoldást. A papíron érkező számlák, könyvelési iratok szkenneléssel kerülnek a rendszerbe. Fontos gyakorlati tanács, hogy a szkennelés legyen hatékony és gyors, ehhez megfelelő eszközt kell választani. A kiválasztásban és a megfelelő folyamat kialakításában is tudnak segíteni a DWS Digital szakemberei. Jó megoldás lehet egy multifunkciós eszköz is, mert annak email küldő funkciójával közvetlenül a rendszerbe küldhetők a szkennelt iratok és elindul a feldolgozási folyamat.
A partnertől email-ben érkezett iratokat, számlákat ugyanígy be lehet csatornázni a DocIT rendszerbe.
Tömeges fájlfeltöltés is elérhető a DocIT-ben, akár FTP hozzáféréssel. Ez a funkció akkor is hasznos, ha már rendelkezésre állnak elektronikus állományok. Például amennyiben a szervezet szkenneli a számlákat, szerződéseket, de azt nem strukturált adatbázisban archiválta eddig, hanem fájlkezelőben, Google Drive-ban kezeli azokat. Ezek utólagos feldolgozása és archiválása is megvalósítható a DocIT rendszer által.
Végső soron tehát a DocIT egy olyan szoftveres alkalmazás, amelynek a következő kulcsfontosságú jellemzői ismertek:
- Elektronikus irattár: A DocIT lehetővé teszi a könyvelési és egyéb iratok digitális, online kezelését.
- OCR: teljes szöveg tartalom kinyerés, keresés.
- Automatizáció: A rendszer automatizálja az adatfeldolgozási folyamatokat, minimalizálva ezzel az adatrögzítési és adminisztrációs tevékenységeket.
- Hitelesítés és biztonság: A DocIT lehetővé teszi a dokumentumok hitelesítését és biztonságos tárolását, megfelelve a jogszabályi előírásoknak (451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet). Ezzel a megoldással a papír alapú irattárolás kiváltható, az irat fizikailag megsemmisíthető.
- Kapcsolódás más rendszerekhez: Fontos, hogy a DocIT könnyen integrálható legyen más rendszerekkel, például a NAV Online számla rendszerrel, ERP-vel, termeléirányítóval, HR rendszerrel vagy beszerzési rendszerrel.
- Gazdasági események összekapcsolása: pár gombnyomásra elérhetővé teszi az összetartozó iratok lekérdezését és megjelenítését. Képzelje csak el, hogy egy partnerhez tartozó összes bejövő-kimenő számlát, szerződést és egyéb iratot egyszerre kérdezhet le. Ezzel a megoldással az adatszolgáltatási kötelezettség egy bonyolult rendszer esetében is pár perc a több napos vagy hetes kutatómunka helyett!
Összegzés és a teljes előadás
Az online könyvelési anyagok kezelése jelentős kihívások elé állíthat bennünket, de a megfelelő szoftveres megoldással ezeket a kihívásokat könnyedén le tudjuk győzni. A DocIT rendszer egy hatékony eszköz az adminisztráció felgyorsításában és a költségek csökkentésében.
A digitalizáció korában az üzleti életben az lehet sikeres, aki hatékonyan kezeli a folyamatokat. A versenyképesség fenntartásához és növeléséhez ad hozzá a DocIT, amely segít az adminisztratív folyamatok időigényének jelentős csökkentésében.
Amennyiben megtekintené Monek Zsuzsa szakértő teljes előadását esettanulmánnyal együtt, úgy indítsa el a következő videót: