Az egykor futurisztikus elképzelésnek tartott papírmentes iroda ma már egyszerűen elérhető! A modern, dokumentum archiválást biztosító technológiák fejlődésével biztonságban tudhatja az iratait. A fejlődéssel a vállalatok egyre inkább eltávolodnak a hagyományos papír alapú rendszerektől, és a digitális megoldásokat alkalmazzák a folyamatok racionalizálása, a hatékonyság növelése és a költségek csökkentése érdekében.
A papírmentes irodák előnyei sokrétűek. Először is, minimalizálható a fizikai dokumentumok tárolásával és kezelésével járó gond, így a vállalkozások értékes irodai teret szabadíthatnak fel. Másodszor, a digitális dokumentumok könnyen elérhetők és megoszthatók hely függetlenül. Ez lehetővé teszi az online együttműködést és fokozza a termelékenységet. A papírmentesség továbbá a környezetterhelés csökkentésével elősegíti a fenntarthatóságot, mivel minimálisra csökkenti a papírhulladékot és a túlzott nyomtatás szükségességét. A papírmentes iroda mindezek mellett rendkívül fontos az ESG (environmental, social, and governance) minősítés szempontjából is.
A papírmentes iroda bevezetésével a vállalkozások teljeskörűen kihasználhatják a modern technológia lehetőségeit a működésük optimalizálására. A DWS Digital által fejlesztett DocIT egy digitális dokumentumtár, aminek bevezetésével havi szinten 20-40 munkaórát is megspórolhat a szervezet méretétől függően. A papírmentesség valamely szintjének kiépítése tehát egy remek lehetőség az adminisztrációs terhek mérséklésére is!
A papírmentes iroda lépései
A papírmentes iroda elérése nem jelent hirtelen váltást, hanem fokozatos átállást igényel. Az alábbiakban bemutatjuk a kiépítéshez szükséges első lépéseket.
1. A digitális dokumentumtár kiválasztása
A papírmentes iroda első lépése a megfelelő digitális dokumentumtár kiválasztása. Fontos, hogy olyan megoldást válasszunk, amely megfelel az üzleti igényeinknek és biztonságosan tárolja a bizalmas dokumentumokat. A DWS Digital által fejlesztett DocIT digitális dokumentumtár egy remek példa a megbízható és hatékony megoldásra. A DocIT szoftver megkönnyíti mind a vállalatok, mind a könyvelők életét, jelentős időt és pénzt takarít meg mindkét félnek. A gazdasági dokumentumok adminisztrációjával eltöltött időt meg lehet spórolni, hiszen a DocIT egyedülálló AI modulja OCR technológiával kinyeri és kereshetővé teszi a dokumentumok tartalmát!
A számlákat automatikusan párosítja a NAV Online Számla adatokkal. Mindezek mellett a DocIT egy interaktív színtér a könyvelők, adminisztrátorok és felsővezetők között. Intelligens üzenetekkel, értesítés beállításokkal és címkézési lehetőségekkel lehet gyorsan kommunikálni.
2. A meglévő dokumentumok digitalizálása
A következő lépés a meglévő papír dokumentumok digitalizálása. Ez magában foglalhatja a dokumentumok beolvasását és digitalizálását, valamint az elektronikus adatbázisba való átvezetésüket. A digitalizált dokumentumokat a digitális dokumentumtárba kell feltölteni, hogy könnyen hozzáférhetőek legyenek. A papíralapú iratok mennyiségétől függően érdemes elgondolkodni azon, hogy kiszervezzük a digitalizálást. A DWS Digital szakemberei egyetlen ügyfelének, három év alatt az Eiffel-torony magasságáig érő iratfolyóméternyi dokumentumot digitalizált és rendezett adatbázisba! Ekkora dokumentum mennyiséget célszerű ipari megoldásokkal feldolgozni.
3. Elektronikus hitelesítés bevezetése
A hiteles digitális konverzió lehetővé teszi a dokumentumok teljes értékű, jogilag érvényes iratok archiválását. Az elektronikus aláírás és hitelesítés egy fontos állomás a papírmentes iroda kialakításában.
4. A papíralapú folyamatok átalakítása
A papírmentes iroda elérése érdekében a papíralapú folyamatokat át kell alakítani digitális folyamatokká. Ez magában foglalhatja az elektronikus űrlapok és jelentések használatát, a digitális aláírások bevezetését, az archiválási folyamatokat és az online projektmenedzsment platformok használatát. A digitális dokumentumtár lehetőséget nyújt a dokumentumok közös megosztására és szerkesztésére is. Egy modern dokumentumtárban – mint amilyen a DocIT – az egy gazdasági eseményhez tartozó iratok összekapcsolhatók egymással, ezzel rendkívül gyorsan kereshetővé válnak a digitális iratok.
A papírmentes iroda jövője
A papírmentes iroda egyre népszerűbbé válik a vállalkozások körében, mivel számos előnnyel jár. Felszabadítja az irodateret, növeli a hatékonyságot és csökkenti a költségeket. Emellett hozzájárul a fenntarthatósághoz is a papírhasználat csökkentése révén.
A papírmentes iroda további fejlődésével várhatóan újabb technológiai fejlesztések lépnek be a képbe. Az automatizált munkafolyamatok, a mesterséges intelligencia és a blokklánc technológia alkalmazása a papírmentes irodák hatékonyságának és biztonságosságának további javulását eredményezheti.
A papírmentes iroda tehát nemcsak a jelen, hanem a jövő vállalkozásainak is fontos része lehet. A digitalizáció és a papírmentes folyamatok egyre inkább elterjednek, és a vállalkozások számára egyre inkább elvárássá válnak az üzleti hatékonyság és a fenntarthatóság növelése érdekében. A papírmentes iroda egy valóságos forradalom a üzleti hatékonyság terén, amelyet érdemes kihasználni.
A DWS Digital által kifejlesztett DocIT rendszer nagyszerű eszköz a papírmentes iroda első lépéseként. A rendszer lehetővé teszi a dokumentumok digitalizálását, tárolását és könnyű hozzáférhetőségét, valamint a biztonsági mentéseket és az online együttműködést. Ha Ön is szeretné hatékonyabbá tenni vállalkozását, fontolja meg a DWS Digital DocIT rendszerét!