A home office kifejezés az elmúlt évben beleivódott a magyar nyelvbe. Bár sokan korábban is hallottak róla, a többség csak ámulattal csodálta azon keveseket, akiknek a munkaadója lehetővé tette az otthonról való dolgozást. A koronavírus-járvány miatt azonban sok olyan cég is home office-ra váltott, amely korábban ellenezte ezt a fajta munkát. És úgy tűnik, a járvány nemcsak felkavarta az állóvizet a munkavégzés terén, hanem hosszú távon meg is változtatta azt, ahogy a munkáról gondolkodunk, és ennek az iratdigitalizáció terén is komoly következményei vannak.
Digitális dokumentumkezelés az online térben
Könnyű belátni, hogy ha kevesebb munkavállaló dolgozik az irodában, az alapvetően változtatja meg az iroda funkcióját is. Vajon lesz-e szükség a jövőben óriási irodaházakra? Elegendő lesz kisebb irodákat is üzemeltetni? Azonban nem csak a munkavégzés fizikai tere van gyors átalakulásban, hanem az online tér is.
Ahogy egyre inkább az internetre terelődik munka, a kommunikációs platformok mellett egyre nagyobb szerepük van a webalapú szoftvereknek és adattárolóhelyeknek is. Hiszen az, ami korábban a szekrényben és a fiókban volt, mára digitális iratként kell, hogy elérhető legyen.
A dokumentum digitalizálás fontossága
A home office legnagyobb előnye, hogy sok esetben nem csak otthonról, hanem akár más országokból is lehetőség van dolgozni. Ahhoz azonban, hogy mindez egyszerűen és gördülékenyen menjen, szükség van arra is, hogy az irodai munkához szükséges összes dokumentum a dolgozók rendelkezésére álljon.
A dokumentumok szkennelése, digitális irattárak létrehozása a régi, fizikai dokumentumokból alapvető fontosságúvá vált, ahogy az is, hogy az újabb dokumentumok többsége már elektronikus formában keletkezzen. Ilyen módon nem csak értékes irodahelyet spórolhat meg egy-egy cég, hanem biztosíthatja, hogy a dolgozók kényelmesen elérjenek minden fontos dokumentumot – bárhol, bárhonnan.
Dokumentumkezelő szoftverrel biztonságban
A digitális dokumentumkezelés valójában jóval egyszerűbb, és legalább olyan biztonságos, mint a fizikai dokumentum menedzsment. A DWS Digital felhőalapú rendszerében minden dokumentum három különböző szerveren van eltárolva, így gyakorlatilag elenyésző az esélye, hogy bármilyen dokumentum elvesszen.
Mindemellett az iratok elektronikus tárolása nem csak hozzáférhetőség, de kereshetőség szempontjából is praktikusabb: egy digitális dokumentumkezelő szoftverrel akármilyen irat vagy részletinformáció gyorsan megtalálható, költséghatékonyabbá téve bármely vállalkozás működését.
Akárhogy is viszonyul egy cég a home office jelenségéhez, a digitális átalakulás elkerülhetetlen folyamat, és nem is érdemes kimaradni belőle. A digitalizáció bármely vállalatot olyan versenyelőnyhöz juttathat, ami látványos eredményeket produkál a munka hatékonyságát tekintve.