Azoknál a vállalatoknál és intézményeknél, amelyeknél nagy mennyiségben keletkeznek dokumentumok, nélkülözhetetlenné válik az irattárba helyezés, vagyis az archiválás. Noha létezik még a papíralapú iratok tárolása is, hiszen rengeteg olyan dokumentum van, amit a digitalizálás után sem szabad megsemmisíteni, a nagyobb cégek, vállalatok esetében az elektronikus archiválás az optimális megoldás – az esetek nagy részében.
Alapvetően a típus dönti el, hogyan zajlik az elektronikus és a papíralapú dokumentumok archiválása, ahogy az utóbbiak archiválás utáni sorsa is az irattípustól függ. Tovább árnyalja a képet az aláírás megléte vagy hiánya, illetve a dokumentum hitelesített vagy hitelesítés nélküli volta.
Elektronikus archiválás digitalizálással
- Egy vállalat működése során számos olyan papíralapú dokumentum gyűlhet fel az évek alatt, amelyeken nincs aláírás, nincs bizonyító erejük, így az archiváláskor nem igényelnek hitelesítést. Ebben az esetben kifejezetten jellemző, hogy a folyamat lezárultával a papírokat megsemmisítik, hiszen teljesen indokolatlan lenne ezek tárolására pénzt fordítani, helyet biztosítani. Ráadásul a digitalizálásnak köszönhetően adott esetben sokkal egyszerűbbé válik a kereshetőségük.
- Amennyiben a papíralapú dokumentumokat hitelesített formában szeretnénk archiválni elektronikusan, akkor mindenképp meg kell felelni a hatályos előírásoknak: az Eüt. néven ismert Bizalmi szolgáltatásokról szóló 2015. évi CCXXII. törvénynek és a konverziós rendeletként emlegetett, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016 (XII. 19.) Kormányrendeletnek. Amennyiben ez teljesül, akkor az elektronikus dokumentum ugyanolyan bizonyító erejű, mint a papíralapú. Ebben az esetben a másolatkészítő felelőssége a képi és tartalmi megfelelés biztosítása, az esetleges módosítások érzékelhetővé tétele, a hitelesítési záradék elhelyezése és számos egyéb lépés, ami az elektronikus dokumentumot hitelessé teszi.
Ebben az esetben különösen fontos szempont az iratok mennyisége és azok visszakeresési gyakorisága, hiszen a hitelesítésnek komoly költségei lehetnek. A tapasztalatok alapján nagyon leegyszerűsítve azt mondhatjuk, hogy ha a vállalat, intézmény a nagyobb mennyiségű hiteles papíralapú dokumentumokat gyakran használja, akkor ésszerű és költséghatékony megoldás a hitelesített, vagyis joghatással bíró iratok elektronikus archiválása.
A digitális archiválást a 2018. július 1. óta hatályban lévő 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szabályozza, amely többek között kimondja, hogy a megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus iratokat biztonságosan tárolni, sem a dokumentum, sem az aláírás nem sérülhet, hiszen ez a hitelesség alapfeltétele. Az archivált iratok egy professzionális dokumentációs rendszerben könnyen és egyszerűen kezelhetőek.