Ahhoz, hogy egy vállalatnál vagy intézménynél maximálisan ki lehessen aknázni a digitalizálásból fakadó előnyöket, fontos, hogy az egyes részterületek, alrendszerek integrálva legyenek. A digitális postázó beiktatásával elérhető, hogy minden beérkező küldemény a digitális irattárban kössön ki. Noha az elektronikusan beérkező dokumentumokkal a digitális postázónak mindössze annyi a dolga, hogy rögzítse az azonosító adatokat, a papíralapú iratokra, küldeményekre jóval több időt és munkát kell fordítani – de jócskán megéri, mert az így létrejövő, a postai küldeményeket és az elektronikus leveleket kezelő egységes digitális irattár minden levélhez és küldeményhez biztosítja a hozzáférést.
A papíralapú küldeménytől a digitális iratig
Legyen szó cégen belül kialakított egységről vagy külső megbízottról, a munkafolyamat ugyanaz, a különbséget mindössze a küldemények beérkezésének a helye jelenti. A digitális postázó jelentősen meggyorsítja a levelek feldolgozását és a válaszadást, és a bizalmas információk is nagyobb biztonságban vannak így. A korszerű és hatékony technológiák korában talán nem túlzás kijelenteni, hogy a döntéshozók sok esetben csak a megszokás miatt ragaszkodnak a papíralapú dokumentumkezeléshez és adminisztrációhoz.
Teljes körű szolgáltatásunk részeként érdemes megfontolni a digitális postázó bevezetését a hatékonyság növelése, a dokumentumvesztés csökkenté és a hozzáférés szabályozhatósága érekében, ráadásul így az iratok fizikai tárolásának problémája is megoldóik.