Egy kreatív zseni uralja a káoszt. Vagy mégsem? Mi az a pont, ami után már átláthatatlanná válnak az irodában zajló iratkezelési folyamatok? Mikortól van túl sok papír alapú dokumentum egy irodában? És miért fontos olykor időt szánnunk a digitális rendrakásra is? A következőkben górcső alá vesszük, hogy hogyan függ össze az irodai rend, a munkahelyi hatékonyság és a sokoldalú dokumentum menedzsment.
Papírhalmok vs. dokumentum menedzsment
Valószínű sosem gondolkozott még el azon, hogy egy nap leforgása alatt hányszor esik meg Önnel, hogy nem talál valamit. Hogy valami nem esik éppen kézre, ezért keresnie kell. Segítünk: átlagosan 15-30 percet töltünk dolgaink keresgélésével és ennek nagy részét az irodában tesszük. Valahol evidens is, hiszen a papírhegyek, cetlihalmok, számlák, mappák és egyéb papír alapú dokumentumok tömkelege alatt még egy rutinos dolgozó is könnyedén elvész. A rendetlenekre pedig ez fokozottan igaz. Ráadásul kialakítani és fenntartani a rendet közvetlen környezetünkben, íróasztalunkon, számítógépünkön, iratszekrényünkben nem is olyan egyszerű, mint az elsőre gondolnánk. Pedig az irodai rend, a szervezettség, a praktikus dokumentum menedzsment hatékonyabb munkát is eredményezhet.
Keresgélés helyett ideje a munkájára koncentrálnia
Ha a fenti átlagot vesszük alapul, a rendezetlenség és hogy az irodában sokszor a papír alapú dokumentumok nem a megszokott helyükre, sorrendjükbe kerülnek vissza, éves szinten, alkalmazottakra lebontva akár 70-80 munkaóra-kiesést is jelenthet egy cégnek. Nem beszélve arról, hogy a dolgozók elégedettsége csökken, stresszfaktora pedig csak nő, ha valamit huzamosabb időn át nem találnak, pedig tűvé tesznek érte mindent. Mert napi szinten kutatunk fontos számlák, dossziék, tűzőgép, iktatásra váró vagy már elévült, de még nem kiselejtezett papír alapú dokumentumok után.
Ha létezne úgynevezett ablakon kidobott idő, akkor az irodai káosz szülte rendetlenség átlátását biztosan ebbe a kategóriába sorolnánk. Mert ameddig próbáljuk átlátni a rumlit és abban megtalálni a papír alapú iratokat, nem a tényleges munkánkra koncentrálunk, ráadásul a hatékonyságunk, ezáltal pedig az elégedettségünk is csökken.
Olykor a digitális rendrakás is hasznos
Nem csak íróasztalunkat és közvetlen irodai környezetünket érdemes rendezettebbé tennünk. Ugyanúgy számítógépünk mappáiban, számlázó rendszerünkben, de e-mail fiókunkban is ajánlott, hogy kialakítsunk egy jól átlátható rendszert. A fájlnevek egységesítése, a szelektálás, a csoportosítás, a rendkívül egyszerű, de mégis logikus mappaszerkezetek mind-mind elősegíthetik a hatékonyabb munkát. Csak úgy, mint a digitális dokumentumkezelés, ami a dokumentum típusának, a szerződésszámnak, az adószámnak megfelelően visszakereshetővé teszi az egykor még papír alapú iratokat. Ez pedig a gyakorlatban rendkívül előnyösen hathat a munkafolyamatokra is.
Ugyanakkor költséghatékonyság szempontjából is megéri a cégeknek az elektronikus dokumentumkezelést választaniuk. Egy jó időben meghozott döntéssel a jövőben megtakaríthatják a papír, a nyomtatási/sokszorosítási költségeket, illetve a hosszú évek alatt felhalmozott dokumentumok tárolásáért sem kell külső irattárt bérelniük. Az irodában többé nem halmozódnak fel kezelhetetlen irathalmazok, így a dolgozókat is egy rendezettebb környezet fogadhatja.